על הבקרה ככלי לניטור וייעול של פעילות הארגון פעילותו של כל ארגון מורכבת מרבדים שונים, החל מיעדים אסטרטגיים שהארגון מציב לעצמו, חזונו ומטרותיו וכלה ברבדי תפעול יומיומיים הנוגעים בשלמות ההכנסות והתייעלות בביצוע הוצאות הארגון השונות. הכלי הנפוץ הקיים להבטחת יישום יעדי הארגון, על רבדיו, הוא קיומן של בקרות. בעמודים הבאים ננסה להסביר מהי בקרה ומה נדרש על מנת שבקרה תהיה יעילה, נביא דוגמאות אמיתיות לסוגי בקרות וכן דוגמאות להשלכות של היעדר בקרות. לסיום נבחן את האפשרויות להפעלת בקרות בארגון ומשמעותן.
אז מהי בעצם בקרה?
אם ננסה להגדיר במשפט בודד נאמר שבקרה היא "תהליך מתמיד של השוואה בין הביצוע ובין התכנון, ניתוח פערים ביניהם והכנסת שינויים במטרה להקטין פערים בלתי רצויים". אם נרחיב את ההסתכלות לפעילותו של ארגון אשר לרוב מורכבת ממספר רב של תהליכים נוכל להגדיר כי מערך הבקרה בארגון הוא "כלל האמצעים שאותם מאמץ הארגון במהלך העסקים השוטף שלו, קרי בתהליכי העבודה המתקיימים בו, בכדי לפקח על התנהלותו מתחילת התהליך ועד סופו". למעשה, בקרה היא אמצעי שוטף המיושם בתהליכים ובפרויקטים בזמן אמת על ידי הנהלת הארגון והגורמים המופקדים על הבקרה, ולמעשה לא ניתן להפעיל ארגון באופן אפקטיבי ללא מערכת בקרה תקינה.
אז מה היה לנו כאן?
במקרים רבים, תוך "טביעה" בעבודה השוטפת והרצון "לכבות שריפות", קורה שהבקרות נשכחות וכתוצאה מכך היעדים אינם מושגים. במקרים שהצגנו נראה כי היה די ביישומן של בקרות פשוטות בזמן אמת על מנת לסייע לארגון באיתור חריגות והחזרת כספים עודפים ששולמו במשך תקופות ארוכות. שיטת עבודה יעילה היא למפות ולנתח את התהליכים המרכזיים בעסק ולמקד את תשומת הלב של הארגון למקומות המתאימים, החשובים יותר. בין הדוגמאות השונות ניתן למנות:
• בקרת הסכמים והתחשבנות עם ספקים ונותני שירותים בארגון.
לאחר שהארגון מיפה וניתח את תהליכי הליבה ומיקד את תשומת הלב במקומות המתאימים, עליו לפרוט לרמה הפרקטית את הפעולות והמשימות ליישום. על מנת להמחיש זאת נביא דוגמאות לנושאי מפתח ליישום בקרות, הנגזרים מתהליכים עיקריים הנצפים לרוב בסוכנויות ביטוח ובמרכזים רפואיים. ארגונים בתחומים אלו מאופיינים בפעילות הכוללת תהליכים רבים הנשענים על נתונים המתקבלים מצד ג', שימוש בבסיסי מידע ממוחשבים בפעילות הליבה וכן מאופיינים בהסכמי הפעלה מורכבים הכוללים סעיפים רבים. בין היתר נדרשים ארגונים אלו לקיים את הבקרות הבאות:
• בקרת סעיפי הסכמים מול ספקים ונותני שירותים
• בקרת גביית דמי הניהול מעמיתים
• בקרת מתן הטבות בדמי ניהול לעמיתים
• בקרת התחשבנות מול רופאים ומנתחים
• בקרת התחשבנויות של קופות חולים מול בתי חולים ומרכזים רפואיים
• בקרת התחשבנויות של קופות חולים מול משרד הבריאות
• בקרת שלמות (לקוחות קיימים מול גבית עמלות בפועל)• בחינת נאותות גביית העמלות מחברות ביטוח ובתי השקעות בהתאם להסכמים מול סוכנויות ביטוח
• בחינת נאותות גביית העמלות מחברות ביטוח ובתי השקעות
בהתאם להסכמים מול יועצים פנסיוניים
• בקרת תהליכים תפעוליים ויעילותם
• בקרת חובות מעסיקים בגין תשלומים המחויבים מתוקף חוק
• בקרת הסכמי שכר
• בקרת התחשבנות מול סוכני נסיעות
• בקרה תקציבית
כאמור, מדובר בהמחשה לא סגורה של מכלול בקרות שעל ארגונים מתחום זה לקיים על מנת להבטיח שהתהליכים שלמים ונאותים והארגון יצליח לעמוד ביעדיו.
ומי יעשה את כל זה?
הערך המוסף של שירותי הבקרה לארגון בכלל ולמחלקת הכספים בפרט הינו במתן שליטה וביטחון במכלול התשלומים וההוצאות שלו לגורמים השונים איתם הוא מתחשבן באופן שוטף. ובכן, כל שנשאר זה לשנס מותניים ולצאת לעבודה.
בארגונים רבים ישנו מערך בקרה פנים ארגוני. דוגמה נפוצה היא מערך שלם של בקרה תקציבית הכפוף למחלקת הכספים בענפים ייעודיים ובהם נדל"ן ותשתיות, ארגונים העוסקים בביצוע פרויקטים שונים ועוד. ארגונים אחרים עושים שימוש בדוחות ניהוליים המועברים לבעלי תפקידי המפתח לבחינה כאמצעי בקרה עיקרי. קיימת גם האפשרות לקבלת שירותי בקרה במיקור חוץ – גורם חיצוני מנוסה, אשר לרוב עלותו נמוכה יותר משל מערך בקרה פנים ארגוני ובאפשרותו לתת מענה לסוגיות העיקריות:
השבת כספים, חיסכון בעלויות לארגון ובחינת שאר הפרטים שנשכחים אגב הפעילות השוטפת.
הירשם לניוזלטר
Please fill out the following form to access the download.