פתרונות לשיפור הפריון בעבודה בחברות ועסקים
התוצר לשעת עבודה בישראל (פריון העבודה) נמוך ב-24% מהממוצע במדינות ה-OECD ,והפער
לעומתן אינו מצטמצם בעשורים האחרונים.
מעבר להגדרה היבשה המודדת את התוצר של עובד לשעת עבודה, אפשר למדוד בפריון גם את רמת המועילות של העובד לארגון בו הוא עובד וללקוחות הארגון.
המשמעות הברורה של פריון היא היכולת לייצר יותר עם אותה כמות משאבים, או לייצר את אותה כמות, עם פחות משאבים.
במונחים עכשוויים, כדאי להתייחס לייצור כבניית חוויית הלקוח, כך שפריון העובד משמעותו – כמה העובד, כל עובד, תורם לחוויית הלקוח של הארגון.
יש מספר סיבות לפריון הנמוך בחברה הישראלית, את נושאי בניית התשתיות החברתיות, תחבורה, חינוך, ענייני ביטחון, מגמות בשוקי העולם וכלכלה שחורה – נשאיר לממשלה. במאמר זה נדון כאן בסיבות עליהן אנו יכולים להשפיע, לנהל ולשנות, במסגרת הארגונים בהם אנחנו עובדים.
משמעות הפריון הנמוך בארגונים העסקיים, ברורה למדי, ובכל זאת אציין את האובדן של הכנסות פוטנציאליות והגדלת ההוצאות, והתוצאה שלהם – הקטנת היכולת לעמוד במטרות העסקיות.
מה בארגונים גורם לפריון הנמוך?
עבודה ידנית – בחלק ניכר של הארגונים בהם אנו עושים את הפרויקטים השונים, ניתן למצוא, ללא קושי, אזורים רבים בהם נערמים ניירות המחכים לעיבוד ידני.
העבודה הידנית ממשיכה גם לחלק הממוחשב, רבים מאיתנו מפיקים דוחות בעזרת אקסל, פעמים רבות גם העבודה באקסל מצריכה מהמשתמש לפנות למערכות רבות, להפיק מהם דוחות או קבצים, לאחד אותם בעצמו, vlookup או חמישה, בניית פיבוט, העברה לקובץ נוסף ושליחת הדוח באמצעות המייל למכותבים הרלוונטיים. שלושה-ארבעה ימי עבודה בחודש פר דוח
גם הקלדות כפולות קיימות, אותם נתונים מוקלדים בשתי מערכות, או יותר.
עבודה ייחודית – כמעט בכל ארגון אנחנו שומעים את המשפט הבא, על שלל הטיותיו: "אנחנו עובדים בצורה הזו, בגלל שלנו יש צרכים יחודיים, אנחנו נורא מיוחדים"
עבודה כאילו שכזו ייחודית מייצרת פתרונות שחסרים את חוכמת ההמונים, את הבסט פרקטיס.
הפרעות במהלך יום עבודה – החיים העכשוויים מלאים בהפרעות, Interrupts, מסוגים שונים שהמשותף לכולם הוא הצורך והדרישה בתגובה מיידית, או קרובה לכך.
- מיילים
- מסרים מיידיים
- שיחות מסדרון
- רשתות חברתיות
- גם בקשות מלקוחות או ספקים מגיעות לעיתים
אינטנסיביות – רמת האינטנסיביות של העבודה הולכת וגדלה, הקצב בו אנו נדרשים לפתור סוגיות שונות, לקבל החלטות ולסיים משימות, הולך ומתגבר.
כיוון שגם רמת המורכבות הולכת וגדלה, התוצאה היא שרמת האפקטיביות של העובד הולכת ויורדת.
ציונים לא טובים של רמת ההון האנושי – הנתונים של ה OECD מספרים לנו שהעובדים הטובים בישראל, הם באמת טובים, לעומתם הבינוניים בארץ הם ברמה לא טובה, ביחס למדינות ה OECD. באופן טבעי רוב האנשים הם בינוניים.
איך אפשר להעלות את הפריון בארגונים?
יש כמה צעדים שאנו ממליצים לנקוט בהם, חלקם פשוטים למדי וחלקם מורכבים יותר ומצריכים השקעה מסוימת במחשוב ורובוטיקה וכולם מחזירים את השקעה באופן מהיר יחסית.
בנייה נכונה של תפקידים ותהליכים דרך כלי ממוחשב ומסגרת מנוהלת – לעיתים קרובות התהליכים מנוהלים באותו אופן כבר שנים רבות. נכנסו עובדים חדשים, הוטמעו מערכות מחשוב חדשות, ובכל זאת עובד שפרש לפני 20 שנה, ימצא את עצמו ללא קושי רב.
אנו ממליצים להגדיר את התהליכים בהתאם למציאות ולצרכים העכשוויים, במיוחד צרכי הלקוחות. לאחר מכן לבנות את שיטת הניהול המתאימה.
אין צורך להמציא תהליכים, ברוב המערכות המודרניות נצבר נסיון רב ונבנו תבניות לתהליכים אותן ניתן להטמיע בארגון. במיוחד במערכות הענן למיניהן, החל מ SaleForce.com הוותיקה, דרך ה Oracle Cloud applications וכלה במערכת הענן החדשה מבית SAP, Business ByDesign ועוד רבות אחרות.
שימוש בתהליכים סטנדרטיים במערכת סטנדרטית יכול לשפר את ההתנהלות היומיומית של הארגון, תוך חסכון עצום בתחזוקת המערכות הייחודיות.
אוטומציה – יש המשווים אותנו, בעידן זה של מיחשוב, לעבודה בחקלאות ידנית בעידן המיכון והאגריטק. אין לנו יתרון ביחס למחשב במטלות של איסוף חומר או מידע והקלדה, גם לא בהעברת מידע בין מערכות.
מחקרים כלכליים מראים שהשקעה בטכנולוגיית מידע חדשנות ודיגיטציה היא בעלת השפעה מכרעת על הפריון – על רווחיות הארגון, או עמידה ביעדי הארגון האחרים.
בעולם הייצור כבר שנים רבות קווי הייצור מלאים במכונות, רובוטים, שעושות את רוב העבודה והעובדים בני התמותה רק מסייעים, מבקרים ופותרים בעיות. זו צורת העבודה המומלצת גם במערכות המידע הארגוניות – לעבוד בשיתוף פעולה עם רובוטים – תוכנות, שיעשו את העבודה הרוטינית, שאינה דורשת שיקול דעת מיוחד, מה שישאיר אותנו עם הפעולות בהן יש לנו ייתרון מובהק על המחשבים: חשיבה יצירתית, תקשורת בין אישית חיבור בין תחומי ידע שונים והפסקות קפה.
אוטומציה יכולה להיטמע בארגון באופנים שונים, החל מהחלפת מערכות ליבה חדשות ובניית ממשקים חכמים בין המערכות הקיימות, או דרך שימוש ב RPA – תוכנות רובוטיות המאפשרות בניית עוזרים חכמים או חיבורים בין מערכות ליבה, ללא צורך בהחלפתן.
חדשנות – רוב החדשנות של המגזר העסקי מופנית בעיקר כלפי חוץ ופחות כלפי פנים. מומלץ לכל ארגון להקים צוות חשיבה שבאופן שוטף מחפש איפה ואיך ניתן לעשות ולהועיל באופן שונה, יצירתי, חדש.
השלב הבא בדרוויניזם הארגוני
דרוויניזם משמעו הישרדות המסתגלים.
קצב השינויים של המציאות החיצונית לארגון הולך וגדל, אנחנו חיים בעידן בו הלקוח קובע איך יראה הארגון והלקוח הולך והופך לתזזיתי יותר ויותר, פחות נאמן ועם זאת דורש עוד ויותר מהר.
לא רק בגלל הפריון, אלא גם ובעיקר ההישרדות והשגשוג העסקי מצריכים להגיע לשליטה בארגון ולא במציאות החיצונית, ולהסתגל מהר למציאות המשתנה ובשל כך חייבים: לעבוד מהר ולעבוד רזה.
לעבוד באופן אינטליגנטי, לעבוד אוטומטי – הרובוט כאל הפריון.
מקורות לנתוני הפריון:
הכנסת מרכז המחקר והמידע:
https://mof.gov.il/ChiefEcon/EconomyAndResearch/ArticlesSet/Article_20150513.pdf
בנק ישראל דוח מיוחד של חטיבת המחקר – העלאת רמת החיים בישראל באמצעות הגדלת פריון העבודה: