עבודת הביקורת הפנימית בכלל ובקיבוץ בפרט הינה תהליך מורכב בו נוטלים חלק משתתפים רבים אשר מעצם הגדרת תפקידם ומיקומם בתהליך הביקורת, מפתחים דרך התייחסות וציפיות שבסיסם מקורו בזווית ראיה והסתכלות שונה על הביקורת.
בשנים האחרונות אנחנו עדים לשינויים בהרכבי ועדות הביקורת בקיבוצים - יותר ויותר חברים צעירים שזה מקרוב נקלטו בקיבוץ המביאים איתם לעבודת ועדת הביקורת רעננות, חדשנות ויוזמה אולם לצד זאת, לעיתים לא תמיד בקיאים דיים במבנה וב"היסטוריה" הייחודית לכל אחד מהקיבוצים.
על מנת לנווט כראוי בין שותפי תהליך הביקורת בעידן של שינויים וחילופי דורות, ראוי למפות את בעלי התפקידים והאורגנים הנוטלים חלק בתהליך הביקורת ולהתייחס לנקודות המוצא השונות.
השותפים השונים בתהליך הביקורת
אסיפת הקיבוץ – על פי התקנון הינה הגוף העליון של הקיבוץ ובסמכותה קבלת ההחלטה על הקמת הביקורת הפנימית והפעלתה בקיבוץ. ביסוד החלטת האסיפה מונח הרצון להפעיל גוף מבקר שיהווה כלי לפיקוח ובקרה אחר התנהלות האורגנים ובעלי התפקידים בקיבוץ.
האסיפה תקבל את ההחלטות המכוננות במסגרת תקנון הביקורת הפנימית, אשר יקבע את עקרונות הפעלת הביקורת בקיבוץ וכן תבחר את ועדת הביקורת, אשר על פי הגדרה כפופה ישירות לאסיפה. בבחירתה מאצילה האסיפה לועדת הביקורת את הסמכות לפעול בשמה אולם מחייבת אותה למסור לה דין וחשבון על פעילותה.
בנוסף, האסיפה מאשרת את דוחות הביקורת ובכך מחייבת את בעלי התפקידים המבוקרים לפעול ליישום המלצות הביקורת.
ועדת הביקורת – ממונה על ידי האסיפה ותפקדה לתפעל את עבודת הביקורת בקיבוץ: לבחור מבקר ולקבוע את תכנית הביקורת (יש והועדה אמורה להמליץ על המבקר ועל תכנית הביקורת ולהביאם לאישור באסיפה ויש והועדה היא הקובעת ומביאה לידיעת האסיפה את החלטתה). בנוסף, על ועדת הביקורת ללוות את המבקר בעבודתו, לדון בדוחות הביקורת ולהציגן בפני האסיפה וכן לעקוב אחר יישום המלצות הביקורת באמצעות הנחיית המבקר לביצוע דוחות מעקב.
המבקר הפנימי – נבחר על ידי ועדת הביקורת או האסיפה, כאמור, ומשמש כזרוע המקצועית – הביצועית של ועדת הביקורת. תפקידו להגיש לאישורה של ועדת הביקורת את תכנית הביקורת השנתית וכן את התוכנית המפורטת לכל אחד מהנושאים המבוקרים, לבצע את הביקורת ולסכם את ממצאיו במסמך כתוב. כמו כן, עליו להציג את הדוח בפני ועדת הביקורת ובפני הפורומים השונים שנקבעו על ידה.
מנהלי הפעילויות – המבוקרים - הינם מושא פעילות הביקורת. תפקידם להעמיד לרשות הביקורת את כל המידע הנדרש בין אם בדרך של שיחות בעל פה או בהתכתבות ובין אם בהצגת מסמכים כתובים.
המבוקרים מקבלים לעיונם את טיוטות דוחות הביקורת ועליהם להעיר הערותיהם ולהבהיר נושאים שלדעתם אינם ברורים או לא הובנו כהלכה על ידי המבקר.
תפקיד מרכזי למבוקרים קיים ביישום המלצות הביקורת, יישום אשר מהווה את התמורה המרכזית לקיבוץ מהפעלת הביקורת הפנימית, אשר על פי הגדרתה הינה כלי עזר ניהולי שמטרתו להעניק ערך מוסף לקיבוץ באמצעות שדרוג ההתנהלות בנושא המבוקר.
ציפיות שונות מהביקורת והיעדר שיתוף פעולה העלולות לגרום לקשיים בעבודת הביקורת
לכאורה, דרך עבודת הביקורת מוגדרת ולכל אחד מהמשתתפים בתהליך תפקיד מוגדר וכל שעליו לעשות הוא לבצע את חלקו, כפי שפירטנו לעיל.
בפועל, אנו עדים לאורך זמן לקשיים בפעילות הביקורת הפנימית בקיבוץ עד כדי פגיעה בפעילותה ולעתים אף להפסקתה.
להלן מעט מהסוגיות העולות תוך כדי פעילות הביקורת הפנימית בקיבוץ:
ועדת הביקורת - קיימים מקרים בהם קיים קושי בשמירה לאורך זמן על פעילות ועדת הביקורת. לעיתים חברים בוועדה פורשים במהלך התקופה ואינם מוחלפים על ידי חברים אחרים. לעתים, נשארים חבר או שנים בועדה לאורך זמן ולעתים יו"ר הועדה נותר לבדו.
ועדת ביקורת "רדומה" אינה מצליחה להניע את תהליך הביקורת. תגובות המבוקרים מתעכבות, קיים קושי בכינוס ישיבה עם מנהלי הפעילויות לדיון בממצאי הביקורת וקבלת התייחסותם לתיקון הליקויים שנחשפו ולדרך ביצוע המלצות הביקורת וכפועל יוצא הצגת ממצאי הביקורת באסיפה מתעכבת למשך חודשים ארוכים ואף יותר מכך.
יש ולחברים בועדת הביקורת "סדר יום" ("אג'נדה") המונעת מיחסם האישי למבוקרים בכלל ולהנהלת הקיבוץ בפרט ובמקרים קיצוניים אף מאמצים גישה אנטי ממסדית גורפת ומכאן ניסיונם ל"גיוס" הביקורת והמבקר להתנגחות כנגד ה"ממסד".
במצב בו קיימת ועדת ביקורת "לעומתית" במקרים רבים קביעת נושאי הביקורת הינה בהתאם לתפיסת עולמם של חברי הועדה וניסיונם לאשש תפיסות/הרגשות באשר להתנהלות מנהלי הקיבוץ ולפיכך יש והועדה לא תקבל את הדוח עד שיעלה בקנה אחד עם הציפיות כנגד בעלי תפקידים מסוימים.
כך למשל במסגרת דוח שכר שערכנו באחד הקיבוצים, נדרשנו, בין היתר, לבדיקת סוגיית שכר הבכירים בקיבוץ. הועדה, התרכזה בדיוניה על הדוח בסוגיה זו בלבד תוך שהיא מדגישה את אי שביעות רצונה ממצאי הדוח הנוגעים לשכר הבכירים מאחר ולא כללו מסקנות חמורות כלפי אי אלו בעלי תפקידים בקיבוץ (כפי שציפו ואף דרשו חברי הועדה).
לאחר מספר סבבים של בדיקות, פנה המבקר ליו"ר הועדה וביקש הסבר להתנהלות הועדה. יו"ר הועדה ענה בציון שמו של אחד מבעלי התפקידים המרכזיים בקיבוץ וציין: "אותו אנחנו רוצים ועד שלא נשיג את מבוקשנו – לא נהיה מרוצים".
בקיבוץ אחר סירבה ועדת הביקורת לקיים דיון עם בעלי התפקידים המבוקרים ועמדה על זכותה להגיש דוחות ביקורת ישירות לאסיפת הקיבוץ. תוצאת המהלך הייתה אמנם התנגשות "ראש בראש" בפורום האסיפה ויצירת "רעשים" אולם בפועל לא קרה דבר ודוחות הביקורת הונחו עמוק במגירות הקיבוץ מבלי שנעשה בהן שימוש כלשהו.
במרבית הקיבוצים בסמכות ועדת הביקורת לקבוע את תכנית העבודה השנתית ומשכך, אינה נדרשת לשיתוף פעולה עם בעלי התפקידים ולעתים אף מסתפקת בהודעה לקונית על נושאי הביקורת שנקבעו.
באחד הקיבוצים בהם דוחות הביקורת "נתקעו" שוב ושוב, יעץ המבקר ליו"ר הועדה, לקראת הכנת תכנית הביקורת השנתית, להתייעץ עם כל אחד ממנהלי המגזרים (מנהל הקהילה ומנהל העסקים) באשר לנושאי הביקורת הראויים לביצוע בשנה הקרבה במגזר שבניהולו.
נערכו התייעצויות, כאמור, בעקבותיהן שולבו בתכנית הביקורת נושאים שהוצעו על ידי מנהלי המגזרים וכפועל יוצא, שונה דפוס שיתוף הפעולה מצד המבוקרים שכן הפעם גם להם היה אינטרס בהצלחת עבודת המבקר במטרה לשפר את תהליכי העבודה במגזר שבאחריותם.
מנהלי הפעילויות (מבוקרים) – הביקורת בודקת את תהליכי העבודה בתחום פעילותם. מטבע הדברים קיימים אצל המבוקרים חששות מתהליך הביקורת ותוצאותיו - מהי התמונה שיציג המבקר על פעילותם? האם דוח הביקורת יהיה עניני או לתפישתם, כלי לניגוח המנוצל על ידי ועדת הביקורת? גם אם הדוח עניני, מדוע אינו מציג את הישגי הפעילות?
לעתים, הצגת חשיפות קיימות הינה בבחינת ראיית צל הרים כהרים על ידי המבקר ומתפרשת כלא רלוונטית. באחד הקיבוצים אף נטען על ידי יו"ר הקיבוץ כי הצגת חשיפות וסיכונים אינה מתפקידו של המבקר אשר כל שעליו לעשות הוא לבחון האם בוצע מה שהוחלט והאם הפרוטוקולים בהן מתועדות ההחלטות נרשמו באופן תקין.
לעתים, לדעת המבוקרים ביצוע ביקורת בעת מסוימת הינה מוקדמת מדי שכן, ערכו רק בשנה האחרונה שינויים באופי הפעילות או בניהולה ומכאן, הצגת הדוח כלא רלוונטי ומתן הכשר לשיתוף פעולה מינימאלי עם המבקר על מנת, לדבריהם, שלא לפגוע בפעילות.
יש והמבקר אינו זוכה לשיתוף פעולה מצד המבוקרים באופנים שונים: מדחיית מועדים לקיום פגישות לעתים בחודשים, עיכוב במסירת מסמכים נדרשים, אי מתן אינפורמציה נדרשת וכן דחייה חוזרת ונשנית של מועדי הגשת דוחות הביקורת ולעתים אף דחייה של למעלה משנה, דבר שעלול לפגוע ברלוונטיות הנאמר בדוח הביקורת כולו או חלקו.
תאום הציפיות בין השותפים לתהליך הביקורת כמרכיב מהותי בהצלחת עבודת הביקורת
תחילתו של תהליך תאום הציפיות בין הלוקחים חלק בתהליך הביקורת הוא בקביעות תקנון הביקורת של הקיבוץ המגדיר את דרך פעילות הביקורת הפנימית בקיבוץ לרבות תפקידי וסמכויות ועדת הביקורת. כך למשל בקיבוצים רבים קובע התקנון כי הביקורת לא תעסוק בתלונות ובסכסוכים שבין חברים ובין חברים לקיבוץ.
השלב השני הינו בבניית תכנית הביקורת. כאמור לעיל, רצוי כי ועדת הביקורת תקיים התייעצות עם מנהלי המגזרים באשר לנושאים שלדעתם ראוי לבחון והמועד הנכון לביצוע הביקורת. על תכנית הביקורת לכלול נושאים הן בתחום הקהילה והן במגזר העסקי, נושאים שיקבעו על ידי ועדת הביקורת תוך התייחסות להצעות מנהלי המגזרים. לאחר אישור תכנית הביקורת על ועדת הביקורת להביא לידיעת המבוקרים את תכנית הביקורת שהוגשה על ידי המבקר.
סיכום עבודת ביקורת הינו בכתיבת טיוטת דוח הביקורת המועברת להתייחסות המבוקרים.
לאחר קבלת התגובות נדון דוח הביקורת הסופי בישיבה משותפת לועדת הביקורת, למבוקרים להנהלות ו/או למנהלי המגזרים הרלוונטיים. בישיבה זו, ראוי לקבוע אילו מההמלצות יבוצעו, מי אחראי לביצוע כל אחת מההמלצות ולוח זמנים לביצוע. הגדרת הנושאים האמורים תסייע ביישום ההמלצות וכן בבדיקת יישומם לאחר תקופה מוגדרת. יש לתעד את סיכומי הישיבה שכן, הסיכום הינו בסיס למעקב ובקרה אחר ביצוע ויישום המלצות הביקורת.
פרסום ויידוע חברי הקיבוץ יעשה על ידי ועדת הביקורת לרבות הערות והתחייבות המבוקרים ליישום המלצות הדוח. קיום ישיבה שנתית משותפת למנהלי הפעילויות לסיכום והערכת הביקורת יכולה לשמש מנוף לתאום ציפיות של כל אחד מקודקודי המשולש מעבודת הביקורת.
סיכום
עבודת הביקורת בקיבוץ מתנהלת במערכת המדומה למשולש בעל שלושה קודקודים: בקודקוד האחד ניצבת ועדת הביקורת, בקודקוד השני המבקר הפנימי ובקודקוד השלישי בעלי התפקידים המבוקרים.
זוויות ההסתכלות על עבודת הביקורת ומכאן הצפיות ממנה שונות ולפיכך, כל אחד מהמעורבים בתהליך "מושך" את הביקורת לכיוונו. על ועדת הביקורת לפעול באופן תמידי על מנת להגיע לנקודת איזון באמצעות תאום ציפיות, שיתוף פעולה, התחשבות בצרכים השונים ושמירה על ענייניות ואובייקטיביות בעבודת המבקר.
ככל שתאום הציפיות יוקדם ויובהר ושיתוף הפעולה יהיה יעיל, תהיה עבודת הביקורת עניינית יותר ותביא לקיבוץ את מרב הערך המוסף מהביקורת.
צרו קשר עם המומחים שלנו לביקורת פנימית
הירשם לניוזלטר ולעדכונים אחרונים מ BDO זיו האפט
Please fill out the following form to access the download.