מתכונת הדיווח החדשה לרשם העמותות

שינוים בהגשת דיווחים שנתיים בעקבות כניסתן לתוקף של תקנות העמותות (טפסים) (תיקון)  התשע"ח - 2018

כידוע, על מנת לקבל אישור ניהול תקין לשנת 2020 עמותות נדרשות להגיש דיווחים ודוחות שונים לרשם העמותות עד ליום 30/6/2019, ובהם דוח כספי, דוח מילולי, פרוטוקול אסיפה כללית, ומסמכים נוספים.

ביום 31/3/2019 נכנסו לתוקף תקנות העמותות (טפסים) (תיקון) התשע"ח – 2018. במסגרת התקנות אושרו כללי דיווח מקוון לרשם העמותות ובהם נקבעו מספר שינויים לעניין אופן ותוכן הגשת הדיווחים. התקנות חלות גם על חברות לתועלת הציבור, בשינויים המחויבים.

מהם הדיווחים החדשים שנכנסו לתוקף?כיצד למלא דוח המילולי בצורה תקינה? מי בעלי התפקידים הרשאים להגיש דוח מילולי בשם העמותה? מהם מסלולי הדיווח והגשת החומר לרשם העמותות?

 על שאלות כאלו ואחרות ננסה לענות בכתובים הבאים.

1. תכולת הדוח החדש 

הדוח החדש הינו דוח מאוחד ומרוכז הכולל דיווחים אודות כל המפורט מטה, כך שלא נדרש עוד דיווח נפרד/טופס נפרד:

•  דוח מילולי

• 5 מקבלי השכר
• תרומות מישות מדינה זרה (לעמותה שמחזורה עולה על 300,000 ש"ח, בנוסף לדיווח הרבעוני
• רשימת תורמים שתרומתם עולה על הסכום שנקבע 
• בקשה לחיסוי פרטי תורם

2. אופני הדיווח והגשת החומר לרשם 

כיצד?

דיווחים בעבור השנים 2017 ומטה, לרבות בקשה לאישור ניהול תקין בעבור שנת 2019, ניתן לדווח בכל מועד ובמתכונת הדיווח הישנה, הכוללת, בין היתר, טופס ידני ו/או מקוון ובכל מקרה נדרשה הגשה ידנית של החומר לרשם.

דיווחים בגין שנת 2018 ואילך, כולל בקשות אישור ניהול תקין לשנת 2020, ניתן לדווח החל מתאריך 1/4/2019 וזאת במתכונת הדיווח החדשה, הכוללת הגשת טופס באופן מקוון בלבד - מילוי טופס בצורה אלקטרונית וזאת לאחר סיום הליך ההזדהות החכמה.

מי רשאי לדווח?

בהתאם להנחיות הרשם, בעלי התפקידים הרשאים לדווח על מסמכים שוטפים ובקשות לאישור ניהול תקין הינם בעלי התפקידים הבאים:

בעמותה - חברי הועד, מנכ"ל, רו"ח או עו"ד העמותה, המעודכנים במערכת רשם העמותות.

בחל"צ – דירקטורים, מנכ"ל, רו"ח החברה, עו"ד החברה וכל מי שהוגדר כמוסמך לדווח אצל רשם החברות.

כיום, באופן הדיווח החדש, נדרש בעל התפקיד המדווח להזדהות בצורה מקוונת בפורטל הממשלתי (הזדהות 'ממשל זמין') או באמצעות כרטיס חכם (המופק על ידי חברות מסוימות). חשוב לציין שחלק מהנתונים שיש לדווח אודותם קיימים כבר אצל הרשם, כגון כתובת ובעלי תפקידים. אלו יופיעו כבר בטופס ולא יהיה צורך להקלידם מחדש.

על העמותה היה לרשום ולעדכן מראש אצל רשם העמותות את בעלי התפקידים הרשאים לדווח עבורה וזאת עד ליום 10/3/2019. במידה וטרם הסדירה העמותה את רישום בעלי התפקידים מומלץ למהר ולעשות זאת בהקדם האפשרי.

לאחר תום מילוי הדוח המילולי ותמצית פרוטוקול האסיפה הכללית השנתית באופן מקוון ניתן יהיה לצרף מסמכים שישלחו לרשם בצורה המקוונת. על הקבצים להיות מסוג PDF  או Tiff בלבד.

על הדוח המילולי להיות חתום על ידי שני חברי ועד מנהל (בציון שמותיהם). אם הטופס הוגש לאחר הזדהות חכמה על ידי שני חברי הועד, אזי החתימה תהיה דיגיטלית ולא נדרשת חתימה ידנית. אחרת, יש להוריד את הטופס שמולא בצורה מקוונת, להדפיסו, להחתים עליו שני חברי ועד ולהעלותו חזרה למערכת הממשלתית.

חשוב לציין שבכניסה לאתר תאגידים OnLine עדיין פתוחה האפשרות ל"כניסה ללא הזדהות" ודיווח באמצעותה, תוך שליחת הדיווחים בדואר.

3. שינויים עיקריים בדוח המילולי

3.1 דיווחים חדשים

הדוח המילולי החדש כולל דיווחים שלא נדרשו בעבר:

• יעדים שנתיים של העמותה, פעולות להגשמתם, שירותים שנתנה העמותה (בתמורה ושלא בתמורה), קהל היעד וכו'
• העסקת קרובי משפחה של נושאי משרה בעמותה ושכרם
• נושאי משרה או עובדי עמותה שגורם חיצוני משלם את שכרם בעבור תפקידם בעמותה
• מלגות שחולקו לעובדים, לנושאי משרה או לקרוביהם
• אופן גיוס התרומות
• גמול והחזר הוצאות ששולמו לחברי ועד/ועדת ביקורת/הגוף המבקר
• הרכב זכויות החתימה (ולא רק שמות מורשי החתימה)
• מספר חברי העמותה

3.2 סכום מרבי ונהלים לרישום תרומה בעילום שם בדוח הכספי

תקנות הטפסים החדשות ביטלו את התקנות בעניין "קביעת סכום מרבי ונהלים לרישום תרומה בעילום שם בדוח הכספי" וכללו הסדר חדש - נקבע כי התרומות יפורטו כחלק מהנספחים לדוח המילולי החדש.

עמותה חייבת לנהל רישום פנימי אודות שמות התורמים שתרומתם השנתית המצטברת עולה על 20,000 ₪ בשנה. עוד נקבע כי עמותה חייבת בדיווח לרשם אודות תורם אנונימי אם התרומה השנתית המצטברת מהתורם עולה 100,000 ש"ח או על 50,000 ש"ח במידה והתרומה השנתית המצטברת מתורם יחיד[1] מהווה 20% לפחות המחזור השנתי של העמותה.

ככל שהתורם ביקש ששמו יהיה חסוי, יש להגיש בקשה בכתב לרשם (בהתאם לטופס המצורף לדוח המילולי) שבה יפורטו שם התורם, ת.ז., מען, סכום התרומה, הנימוקים לבקשת החיסיון וקשר בין התורם/עסקיו/ענייניו האישיים לפעילות העמותה, בצירוף תצהיר של חבר ועד ערוך לפי נספח 4 לדוח המילולי. נציין כי בעת בקשה לחיסיון לגבי תרומה שסכומה עולה על 500 אש"ח, יש לצרף גם בקשה מנומקת של התורם.

 

4. ההקלות בדוח החדש

4.1 פטור מהגשת דוח כספי ודיווח על יעדים לעמותה קטנה

הדוח מייצר הבחנה בין עמותה גדולה, שמחזורה עולה על 500 אלפי ש"ח, לבין עמותה קטנה, שמחזורה נמוך מ-500 אלפי ש"ח.

עמותה קטנה פטורה מפירוט היעדים השנתיים להגשמת המטרות והפעולות העיקריות המתוכננות לביצוע ובנוסף פטורה מהגשת דוח כספי, אך מחויבת לכלול נתונים כספיים עיקריים בדוח המילולי עצמו, כגון דיווח מפורט על הכנסות, הוצאות, יתרה בבנק והלוואות שנלקחו.

4.2 צמצום חובת הדיווח על תאגידים קשורים

עד השינוי היה צורך לדווח על תאגידים אשר נושאי המשרה בעמותה מכהנים בהם כנושאי משרה, ואילו במתכונת הדיווח החדשה אין צורך לדווח על כך, אלא רק על תאגידים שהעמותה שולטת בהם, חברה בהם או מחזיקה בזכויות בהם (5% ומעלה מזכויות ההצבעה באסיפה הכללית או זכות למנות נושאי משרה).

לצד זאת, חשוב לציין כי הורחבה ההגדרה של "צד קשור" בהתייחס לדיווח על עסקאות במקרקעין, הלוואות, התקשרויות ועניינים נוספים.

---

^[1] תורם יחיד הינו יחיד ובני ביתו הסמוכים על שולחנו, תאגיד ובעל שליטה בו.

---

 

5. דגשים במילוי הדוח מילולי

בטבלה הבאה נציג את עיקרי הדוח המילולי החדש, לרבות ראשי הפרקים המצויים בו, וניתן דגשים למילוי תקין של השדות המוצגים וזאת על מנת לאפשר למדווח למלא את הדוח ביעילות ובקלות:

פרקי הדוח המילולי	תכולת הפרק	דגשים למילוי
פעילות עיקרית	המחזור הכספי. עד 5 יעדים שנתיים מרכזיים להגשמת מטרות העמותה לשנה שלאחר שנת הדוח והפעולות העיקריות שבכוונת העמותה לבצע על מנת להשיגם. פעילויות עיקריות שבוצעו לצורך קידום המטרות במהלך שנת הדוח.	יש להבטיח שנתונים כספיים מופיעים בהלימה לדוח הכספי. יש לשים לב שהפעילויות והיעדים המפורטים חייבים להיות בהלימה למטרות המאושרות של העמותה המופיעות בתקנונה.
מאפייני העמותה	תחומי פעילות עיקריים של העמותה. אזורי פעילות. קהל היעד. אופני מתן השירותים ע"י העמותה. זכות שימוש במקרקעין שניתנה לעמותה ע"י גוף ציבורי.	יש לשים לב שגם המידע הניתן בסעיף זה חייב להיות בהלימה למטרות המאושרות של העמותה המופיעות בתקנונה. לעניין זכות שימוש שניתנה על ידי גוף ציבורי – לרבות רשות מקומית ורשות מקרקעי ישראל.
עסקאות ורכישות	העברת כספים ונכסים ע"י העמותה ללא תמורה ושלא במהלך העסקים הרגיל לגורם אחר. עסקאות במקרקעין שבוצעו בשנת הדוח. עסקאות עם צדדים קשורים בשנת הדוח.	במקרה של העברת כספים/נכסים ללא תמורה – יש להבטיח שהדבר נעשה בהתאם להוראות רשם העמותות והוראות החשכ"ל בנדון (ככל שרלוונטי). במכירת שירותים לצדדים קשורים - אין צורך לפרט עסקאות עם צד קשור, אם השירות ניתן לאותו צד קשור כאחד מציבור הזכאים ליהנות משירותי העמותה לפי מטרותיה. "צד קשור" = כל אחד מאלה: (1) חבר העמותה; (2) נושא משרה בעמותה; (3) עובד העמותה; (4) תורם שתרם באחת משלוש השנים האחרונות לעמותה סכום העולה על 20% מהמחזור שלה באותה שנה; (5) בני זוגם וקרוביהם של מי מהמפורטים בפסקאות משנה (1) עד (4); (6) תאגיד שמי מהמפורטים בפסקאות משנה (1) עד (5) מחזיק ב-25% לפחות מזכויות ההצבעה, שיש לו זכות למנות נושא משרה בו או שהוא משמש נושא משרה בו או מכהן בו בתפקיד מקביל לנושא משרה.
אירועים	אירועים חריגים או מהותיים בשנת הדוח או עד למועד אישור הדוח באסיפה הכללית. דרישה לתיקון ליקויים על ידי גוף ציבורי.	"גוף ציבורי" - משרד ממשלתי, רשות מקומית או רשות אחרת המוסמכת לפי דין. "אירועים חריגים" - כדוגמת: התפטרות מוסד ממוסדות העמותה, התפטרות המנהל הכללי או נושא משרה אחר, שינוי משמעותי בקהל היעד של העמותה או באזור הפעילות שלה, פתיחה בחקירה פלילית כנגד העמותה או מי מנושאי המשרה בה בקשר עם ביצוע תפקידו בעמותה, הגשת כתב אישום נגד העמותה או נגד מי מנושאי המשרה בה בקשר עם תפקידו בעמותה, גילוי של מעילה בעמותה וכיוצא באלה. יש לתאר את האירוע ואת השפעתו על העמותה.
מועסקים	מספר המועסקים בשכר. מספר המתנדבים בעמותה. מספר החברים בעמותה. גמול והחזר הוצאות לחברי ועד/ועדת ביקורת/גוף מבקר. שכר המשולם לעובדים או נושאי משרה בעמותה על ידי גורם אחר. קרובי משפחה של נושאי משרה המכהנים/מועסקים בעמותה.	כל הנתונים צריכים להיות נכון ליום 31/12/20XX יש להבטיח כי העמותה מנהלת פנקס חברים כנדרש בחוק העמותות. יש להבטיח כי גמול או החזר הוצאות משולם בהתאם לתקנות בנדון (לרבות בעניין מנגנון האישור, הסכומים ומספר הישיבות המקסימלי). במקרה של העסקה קרובי משפחה - יש לשים לב להוראות רשם העמותות בנדון וכן מומלץ לבקש את ההצהרות המתאימות בנדון מנושאי המשרה ו/או מעובדי העמותה (או לכל הפחות מעובד חדש). "נושא משרה" = חבר ועד, חבר ועדת ביקורת, (או הגוף המבקר), המנכ"ל, כל מנהל שכפוף במישרין/ בעקיפין למנכ"ל. "קרוב" = בן זוג, אח או אחות, הורה, הורי-הורה, צאצא וכן צאצא, אח, אחות או הורה של בן הזוג או בן זוגו של כל אחד מאלה.
תאגידים קשורים	תאגידים שהעמותה שולטת בהם, חברה בהם, מחזיקה ב-5% לפחות מזכויות ההצבעה באסיפה הכללית או בעלת זכות למנות נושא משרה.
רשימת תורמים	תרומות שהתקבלו מתורם יחיד/מתאגיד החייבות בדיווח (כאמור בסעיף 3.2 לעיל).	אם מבוקש חיסיון על פרטי תורם, יש לצרף בקשה מנומקת ותצהיר של חבר ועד.
גיוס תרומות	גיוס תרומות בשנת הדוח באמצעות מי שאינם עובדי העמותה	מדובר בגיוס כספים שנעשה באמצעות צד ג' בעבור העמותה, כדוגמת מגייס כספים שאינו עובד בעמותה. יש לבחון את סבירות עלויות הגיוס ביחס למשאבים שגויסו.
תרומות מישות מדינית זרה	תרומות שהתקבלו מתורם יחיד/מתאגיד החייבות בדיווח (כאמור בסעיף 3.2 לעיל).
בעלי תפקידים	פרטי כהונת מנכ"ל, מנהל כספים/גזבר, רואה חשבון מבקר, מבקר פנימי, חברי ועד, חברי ועדת ביקורת/גוף מבקר, מורשי חתימה ובעלי תפקידים נוספים וכו'. הרכב החתימות הנדרש בכדי לחייב את העמותה.	חברי ועד/ועדת ביקורת/גוף מבקר – יש לדווח על אלו המכהנים ביום שבו אישרה האסיפה הכללית את הדוח המילולי. בעלי תפקידים אחרים - יש לדווח על בעלי התפקידים נכון לשנת הדוח המילולי שמוגש. יש להתייחס גם לבעלי תפקידים שסיימו את כהונתם במהלך שנת הדוח. יש לשים לב שעל הרכב החתימות להיות בהתאם לנקבע בתקנון העמותה (לרבות האם ניתן למנות מי שאינן חבר ועד או לאו).
חמשת מקבלי שכר	רשימת 5 מקבלי השכר הגבוה בעמותה.	יש לפרט את כלל התשלומים ששילמה או שהתחייבה לשלם העמותה, לרבות תנאי פרישה ותשלומים שניתנו לאחר בשל העסקתם.
נתונים כספיים	מחזור הפעילות והוצאות.	בעמותה המגישה גם דוח כספי (שמחזורה עולה 500 אלפי ש"ח) – יש להבטיח כמובן שיש הלימה בין הנתונים בדוח המילולי לבין אלו בדוח הכספי. יש להבטיח ששיעור הוצאות הנהלה וכלליות עומד במגבלות החשכ"ל, ככל שרלוונטיות.

6. הדיווחים השנתיים שעל עמותה להגיש

להלן ירוכזו הדיווחים שעל עמותה להגיד מדי שנה לרשם:

• דוח כספי (בעמותות שמחזורן עולה על 500,000 ש"ח);
• דוח מילולי;
• המלצות ועדת הביקורת/גוף מבקר לעניין הדוח הכספי;
• פרוטוקול אסיפה כללית לאישור הדוח הכספי;
• טופס מקוון בדבר דיווח על החלטות אסיפה כללית;