ייעול תהליכים עסקיים בתקופה של אי-ודאות כלכלית

במציאות הנוכחית, המאופיינת באי ודאות ומורכבות כלכלית-ביטחונית חסרת תקדים - הכוללת מערכה צבאית מתמשכת, האטה במשק, אינפלציה גבוהה (4%-5%), גירעון תקציבי מתרחב, הורדת דירוג האשראי של המדינה ועלייה בעלויות החוב - ארגונים נדרשים לבחון מחדש את תהליכי העבודה שלהם במטרה להתייעל.

התייעלות ארגונית מוגדרת כמכלול פעולות המובילות להפחתת עלויות, תוך שמירה על רמת התפוקה הקיימת או שיפורה. לדוגמה, ארגון יכול לצמצם עלויות לוגיסטיות באמצעות אופטימיזציה של מערך האחסון וההפצה, מבלי לפגוע בהיקף המכירות.

מרכיב מרכזי בהתייעלות הוא עלויות כוח האדם, הכוללות עובדים שכירים וקבלני משנה. לאורך השנים, ארגונים רבים פיתחו מבנה היררכי מרובה שכבות, הכולל דרגי ניהול ביניים שנועדו לתווך בין ההנהלה הבכירה לדרג המבצע. ההצדקה המסורתית למבנה זה היא מניעת עומס על חברות וחברי ההנהלה הבכירה, כדי שיוכלו להתמקד בתפקידיהם המרכזיים:

• גיבוש וקידום אסטרטגיית צמיחה
• פיתוח עסקי בשווקים מקומיים ובינלאומיים
• תכנון אסטרטגי שנתי
• פיקוח ובקרה על ביצועי יחידות הארגון

בארגונים המעסיקים מעל 20 עובדים, קיימת הצדקה לניהול באמצעות מנהלי צוותים. עם זאת, יש לבחון את הערך המוסף של כל דרג ניהולי. כך, למשל, כשמנהל תפעול משמש רק צינור העברת מידע בין המנכ"ל למחסנאי - ללא תרומה מהותית לתהליך - מתעורר ספק לגבי נחיצות התפקיד.

לעומת זאת, מנהל תפעול שמייצר ערך משמעותי אם הוא מבצע פעולות כמו ניתוח מעמיק של דרישות הלקוח, זיהוי וניהול סיכונים תפעוליים, תיאום ואופטימיזציה של שרשרת האספקה, הבטחת דיוק ועמידה בלוחות זמנים וניהול מערך התשלומים והגבייה.

יישום לכך ראינו בעבודת ייעוץ שערכנו בחברה המייצרת נוזלים תעשייתיים וחקלאיים. זיהינו תהליך כפול של תיעוד משלוחים - במתקן הייצור ובשער המפעל. מצאנו כי הליך השקילה הכפול, שהעסיק שלושה עובדים נוספים - מיותר לחלוטין. המלצתנו לבטל את התהליך הכפול הובילה לחיסכון בכוח אדם ושיפור מהירות האספקה ללקוחות. 

חשוב לדעת שהמשמעות אינה בהכרח הליך בפיטורים, במקרים רבים ניתן לבחון העברה של עובדים שאינם נחוצים במיוחד ליעילות של תהליך - לתפקיד הכרחי אחר או למחלקה שסובלת ממחסור בכוח אדם. כך, ניתן להשיג מצב של WIN-WIN – גם התייעלות של תהליכים שלא פעלו כראוי, וגם חיזוק של מחלקות שזקוקות לידיים נוספות, ובשל כך עול גם שלהן.

חשוב לבצע במהלך הרבעון האחרון של השנה ניתוח מעמיק של תהליכי העבודה, תוך מיפוי והערכת הערך המוסף של כל דרג ניהולי. צמצום דרגי ביניים שאינם תורמים ערך מהותי לעסק או לארגון, יכול להוביל להתייעלות משמעותית לא רק בפן הכלכלי – אלא גם בפן התפעולי והשירותי.