כיצד תקפידו על ניהול זמן אפקטיבי בעת ניהול העסק שלכם?

 

צרו קשר עם המומחים שלנו >

 

ניהול זמן אפקטיבי - שיטת אייזנהאואר

אחת השיטות לנהל זמן בצורה אפקטיבית נקראת "שיטת אייזנהאואר". על פי שיטת ניהול זמן זו, יש להכין רשימת מטלות לביצוע בה כל מטלה ממוינת לפי דחיפות (אם היא דחופה או לא) וחשיבות (אם היא חשובה או לא). כך בסופו של דבר נקבל ארבעה סוגי מטלות: מטלות חשובות ודחופות, אותן נבצע באופן מידי; מטלות חשובות שאינן דחופות, להן נקבע מועד עתידי מתאים; מטלות דחופות שאינן חשובות, אותן נעביר לטיפול של מישהו אחר; ומטלות שהן לא חשובות ולא דחופות, אותן נתייק לטיפול מאוחר יותר כשיתפנה לנו זמן.

 

עקרון פארטו: הרוב קובע

עקרון פארטו ידוע גם כעקרון "80-20" וגורס כי 80% מהעבודה תיקח כ-20% מהמשאבים. כאשר מדובר על ניהול זמן אפקטיבי, הטריק הוא לזהות את אותם 80% שניתן לסיים מהר ולבצע אותם ראשונים. בדרך זו נוודא כי מרבית העבודה בוצעה.

שכלול של עקרון פארטו אומר כי אם חלק מהמטלות הן מטלות הדורשות שתי דקות עבודה – יש לבצע אותן מיד עם קבלתן. בדרך זו נמנע התעסקות  מיותרת בתכנון משבצות זמן עבור משימות קצרות ומהירות.

 

עקרון הדומינו: הכנת תשתיות

על פי עקרון הדומינו, אם יש פעולות שנוכל לבצע בהשקעה חד-פעמית שתניב תוצאות לאורך זמן – אלו הן הפעולות שיש לבצע ראשונות. מכאן שעקרון הדומינו ועקרון פארטו עלולים להתנגש. הרי פעולה שעשויה להניב תוצאות לאורך זמן אינה בהכרח זו שמניבה תפוקה רבה באופן מידי. על כן, ההחלטה באילו מהעקרונות לבחור על מנת להבטיח ניהול זמן אפקטיבי תלויה בסוג העסק, באופי המשימות המרכיבות את עבודתו וכמובן בשלב היישום.

בואו ניקח לדוגמה עבודה המחייבת כתיבת מסמכים מסוג מסוים. הכנת תבנית עבודה למסמכים הנדרשים לא תניב תוצאות מידיות, אבל היא תחסוך זמן רב בהמשך – ולכן בשלב הראשוני יהיה לנו כדאי ליישם את עקרון הדומינו. לעומת זאת, אם התבנית כבר קיימת הרי שהשקעת זמן נוסף בתבנית עצמה כנראה לא תייעל את התהליך באופן משמעותי אלא תגרע מכמות המסמכים שנצליח להפיק בפועל – ולכן בשלב זה כדאי ליישם את עקרון פארטו ולהתמקד בהגדלת התפוקה בטווח המיידי.

 

איך מתכוננים לבלת"מ?

ככלל, ניתן לומר כי על כל שני דברים שיש לבצע במהלך היום יתווסף דבר נוסף בלתי מתוכנן (בלת"מ). כלומר, ידוע מראש שיהיו בלת"מים ולכן גם אם בשלב התכנון עדיין לא ידוע מה הם יהיו בדיוק – חשוב לקחת אותם בחשבון ולתכנן את לוחות הזמנים בהתאם. בפרקטיקה, זה אומר שכדאי להוסיף כ-30% לכל הערכת זמן שאתם נותנים למטלה מסוימת - אם אתם מעריכים שביצוע המטלה ידרוש שעה, תוסיפו עוד 30% ופנו עבור הביצוע שעה ועשרים. בדומה, כדאי להשאיר 2-3 בלוקים של חצי שעה במסגרת הלו"ז היומי עבור מטלות בלתי מתוכננות. אל דאגה, הן כבר יופיעו.

תכנון הבלתי-מתוכנן חשוב מאד לא רק עבור הזרימה שלכם והימנעות ממצבי לחץ מיותרים, אלא גם לשביעות רצון הלקוחות. בסופו של דבר, ניתוב משימות בפרקי זמן לא מתאימים מוביל לעיכובים ולאיחור בלוחות הזמנים להם התחייבתם בהצעת המחיר – שהם מתכון ללקוחות לא מרוצים. אגב, תכנון הבלתי-מתוכנן חשוב במיוחד כאשר עובדים מהבית, בה כמות הדברים הלא-מתוכננים גדולה אף יותר.

 

בעלי עסקים קטנים - יש חיים מחוץ לעבודה 

כדי להגיע ליעילות ופריון בעסק צריך להגיע ממוקדים, רגועים, שמחים ובריאים - מטרות שאינן מושגות דרך העבודה אלא דווקא דרך החיים הפרטיים. על כן, בתכנון הזמנים חשוב לקחת בחשבון גם זמן למשפחה, חברים, תחביבים וכל דבר אחר שעוזר לכם להגיע פנויים וממוקדים לעבודה. פינוי זמן לארוחת צהרים רגועה, תכנון בילוי עם המשפחה בשעות הערב או הקדשת זמן לפעילות גופנית, הם כמה דוגמאות לדברים שמעלים את איכות החיים – והעבודה – וחשוב להתייחס אליהם כחלק מסיגול מיומנויות ניהול זמן אפקטיביות.

עוד נקודה חשובה: אם אתם מנהלים עסק מהבית, דאגו לבצע הפרדה בין הבית והעבודה – חדר או פינה המיועדים לעבודה בלבד, שעות מוגדרות לכל סוג של פעילות וכדומה. הדבר יקל עליכם ויאפשר לכם עבודה ממוקדת בשעות העבודה, כמו גם מנוחה אפקטיבית בשעות המנוחה.

 

לא על התכנון לבדו: מעקב ובקרה

אם כן, מוטב להתחיל כל יום בתכנון המטלות היומיות לביצוע, תוך יישום העקרונות שהזכרנו לניהול הזמן בעסק ובהמשך גם לניהול תזרים מזומנים[ממ3] , הוצאות והכנסות. עם זאת, יש לזכור שעל אף שהתכנון הוא צעד חשוב עבור ניהול זמן אפקטיבי - הוא לא עומד לבדו, ויש להקדיש זמן גם למעקב ובקרה. בדקו האם עמדתם ביעדים שהצבתם בתחילת היום? האם השתנו סדר העדיפויות, רמות הדחיפות או מידת החשיבות של המשימות? האם יש צורך בפעולות מתקנות כדי לעמוד בלוחות הזמנים הבאים (לו"ז שבועי, חודשי)?

השתמשו בזמן זה כדי להגדיר עקרונות המתאימים במיוחד עבורכם: אם יש דברים שאתם נוטים לדחות, למשל, קבעו אותם ראשונים בסדר היום בכדי להוריד את הלחץ כבר בהתחלה ולאפשר המשך יום רגוע; אם דעתכם מוסחת בקלות, תוכלו לפנות זמן ייעודי לביצוע שיחות טלפון או מענה למיילים, כך שביתר שעות העבודה תוכלו לשמור על מיקוד.

בסופו של דבר, הכרת העקרונות שיאפשרו לכם ניהול זמן אפקטיבי, לצד ניתוח דרכי ההתמודדות שלכם, תרגול ביישום העקרונות וניתוח התוצאות בשטח – הם שיאפשרו לכם לייעל את העבודה בעסק ויותירו אתכם עם פחות לחץ והרבה יותר זמן פנוי.

 

---

 

BDO ישראל לעסקים קטנים ובינוניים

BDO ישראל הינה פירמת ראיית חשבון וייעוץ עסקי מובילה, עם ניסיון רב שנים בליווי עסקים קטנים ובינוניים בארץ ובעולם. היכרותנו עם הצרכים, ההזדמנויות והסיכונים של העסקים הקטנים והבינוניים, מאפשרים לנו להציע מעטפת שירותים מותאמת אישית לצרכי הלקוח.

אנו מציעים ללקוחותינו יחס אישי לצד מעטפת שירותים של פירמה מובילה:

• ביקורת וסקירה של דוחות כספיים
• ייעוץ שוטף בנושאי חשבונאות ומיסים
• ייצוג שוטף בפני רשויות המס
• דוחות אישיים לבעלי המניות
• הנהלת חשבונות וחשבות, הכנת משכורות ותלושי שכר לעובדים בעסק
• חישוב הפרשות לפנסיה, קרנות השלמות, גמל
• ייעוץ וליווי עסקי

 

צרו קשר עם המומחים שלנו במחלקת מיסים