כתיבת הצעת מחיר: איך עושים את זה נכון?

 

בקצרה

כתיבת הצעת מחיר היא לרוב שלב התקשרות ראשוני בין לקוח פוטנציאלי לבין עסק או חברה, ולכן היא גם זו שתשאיר את הרושם הראשוני החשוב כל כך להמשך. יצירת הצעת מחיר אפקטיבית, כזו שמשאירה את הלקוח עם תחושה שעומד מולו עסק רציני ואחראי, היא חיונית ומתחילה עוד קודם לכתיבה בפועל - במחקר שוק הבודק את המתחרים שלכם ואת הסכום והתנאים שהם מציעים.

הצעד השני בכתיבת ההצעה יהיה להקפיד על ניסוח מתומצת וברור, ועם זאת בעל מבנה גנרי; כזה שיתאים לכל הצעת מחיר שתכתבו מעתה והלאה, מפרט את התנאים המדויקים שלכם ורק אחר כך נוגע באופן ספציפי במחיר הנקוב לאותו הלקוח ולתנאים הייחודיים לפרויקט. לאחר מכן, דאגו לפרק ולפרט את מרכיבי ההצעה ולהגדיר מראש פינות ונושאים שעלולים להוביל לאי הבנות. לבסוף, דאגו לכיסוי בנושאים משפטיים ולתיחום ההצעה בתוקף ברור ומוגדר מראש.

 

 

חקר שוק: צעד ראשון בדרך להצעה ריאלית

לפני שאתם ניגשים לכתיבת הצעת מחיר עבור לקוח או פרויקט חדשים, חשוב שתבצעו חקר שוק ותבדקו מי המתחרים, מה המחיר שהם מבקשים עבור השירות או המוצר, ומה הם התנאים המקובלים מבחינת לוח זמנים, תנאי תשלום וכדו'. במסגרת החקר, תנתחו את היתרונות שלכם – אותם תוכלו להדגיש בהמשך במסגרת ההצעה – וכן את המגבלות להם אתם עלולים להיות נתונים, כמו עומסי עבודה, זמינות או ניסיון בשירות המבוקש. כמו כן, וודאו כי הצעות המחיר שאתם כותבים כוללות מחירים ריאליים מחד, וריווחים עבורכם מאידך. אל תתפתו להוריד מחירים כנגד הבטחה לעבודה עתידית - שייתכן שתגיע וייתכן שלא.

 

יצירת תבנית קבועה לשימוש עתידי

בתור עוסק פטור / עוסק מורשה, סביר להניח שאתם מציעים מגוון שירותים מוגבל. מכאן שניתן לייעל את העבודה המושקעת בכתיבת הצעת מחיר מפרויקט לפרויקט וליצור תבנית קבועה הכוללת פירוט של עבודות שונות, שלבים שונים בביצוע פרויקט, תוצרים ותמחור לכל שלב או סוג עבודה, וכן הסתייגויות ותוספות החוזרים על עצמם בין פרויקטים ולקוחות שונים. כמובן שתבנית כזו היא ראשונית ואינה באה כתחליף לכתיבת הצעת מחיר ממוקדת ללקוח או פרויקט מסוימים; היא נועדה להבטיח כי הנושאים המהותיים יכללו בהצעה הסופית וכן לייעל את תהליך העבודה ע"י שימור החלקים שחוזרים על עצמם ממילא, כמו פרטי העסק, פרטי ההתקשרות, השירות הניתן או תוקף ההצעה.

 

כתיבת הצעת מחיר אפקטיבית – ניסוח קצר וקולע

בעת כתיבת הצעת מחיר חשוב לזכור שהדבר המרכזי שמעניין את הלקוח הוא השורה התחתונה – מה הוא מקבל וכמה זה עולה לו (המחיר). לכן חשוב שלא להתפתות לכתוב הצעות מחיר ארוכות או מסורבלות, אלא קצרות וברורות; ולהעדיף שפה פשוטה ונוחה להבנה, על פני שימוש במונחים מקצועיים שאינם בהכרח מובנים ללקוח. במידה שהדבר הכרחי בכל זאת, מוטב שתצרפו מילון קצר של המושגים בהם אתם משתמשים. אם יש צורך בפירוט ארוך, הוסיפו תקציר שמגדיר את עיקרי השירות והתמחור כבר בעמוד הראשון. ולסיום, כמובן, הקפידו לעבור על ההצעה ולבצע הגהה לפני הגשתה ללקוח.

 

פירוט מלא של שלבים, תוספות והסתייגויות

תמיד כדאי להעדיף הצעת מחיר המפרטת את שלבי התמחור השונים ולכלול סעיף נפרד שמפרט הסתייגויות, תוספות ושינויים עתידיים. במסגרת הפירוט המלא, כדאי שתציינו מה הוא התוצר לו הלקוח יכול לצפות בכל שלב וכמה סבבי תיקונים ניתן לעשות במסגרת העלות הראשונית, ללא תוספת תשלום. כאן המקום לפרט מהו התמחור לכל שעת עבודה מעבר להיקף לו התחייבתם, מה העלויות בגין שינויים עתידיים שיזומים על ידי הלקוח ואת תוקף הצעת המחיר הספציפית. התוקף המקובל, אגב, נע בין שבועיים לחודש והוא חיוני בכדי לוודא שהלקוח לא יחזור אליכם אחרי תקופה ארוכה בציפייה לקבל את אותם מחירים או תנאים (שלא בהכרח יהיו רלבנטיים מבחינתכם).

 

הגדרת השירות ותנאי ההתקשרות

הצעת מחיר לא מפרטת רק את העלויות, אלא גם את אופן ההתקשרות עם ומול הלקוח, לרבות מערך הציפיות ההדדיות. על כן, בעת כתיבת הצעת מחיר יש לכלול גם את התחייבויות שלכם ללוחות זמנים, תוך הגדרת זמני התגובה הנדרשים מהלקוח כתלות ביכולתכם לעמוד בהם. כמו כן, חשוב שתקפידו לפרט את הדרישות בנוגע לאופן התשלום הרצוי, מועד ופריסת התשלומים, וכמובן האם המחיר כולל או לא כולל מע"מ. סעיף חשוב נוסף מפרט את התשלום במידה ואחד הצדדים מסיים את ההתקשרות טרם השלמת הפרויקט. בכלל זה, יש לציין אם נדרשת הודעה מוקדמת לסיום ההתקשרות ואת פרק הזמן הרלוונטי למסירתה.

 

הצעת מחיר  עוסק פטור

בכדי ליצור הצעת מחיר עבור עוסק פטור, יש להקפיד על כמה מרכיבים קרדינליים שיבטיחו שההצעה תהיה ברורה, מובנת ומקצועית. הנה דוגמא להצעת מחיר:

הצעת מחיר

שם העסק: [שם העסק] כתובת: [כתובת העסק] טלפון: [מספר הטלפון] דוא"ל: [כתובת הדוא"ל]

תאריך: [תאריך ההצעה]

לכבוד: [שם הלקוח] כתובת הלקוח: [כתובת הלקוח]

פרטי השירות/המוצר:

  1. [שם המוצר/שירות] - [תיאור קצר] - [מחיר]
  2. [שם המוצר/שירות] - [תיאור קצר] - [מחיר] (וכך הלאה לכל המוצרים/שירותים)

סה"כ לתשלום: [סכום כולל לפי המחירים שהוזנו]

תנאי ההצעה:

  1. המחירים אינם כוללים מע"מ (בהנחה שהעסק הוא עוסק פטור).
  2. ההצעה בתוקפה ל-[מספר] ימים מתאריך ההצעה.
  3. [תנאים נוספים אשר רלוונטיים לעסק שלך ו/או למוצר/שירות שאתה מציע]

חתימה: [שם המציע וחתימה]

כאשר אתה מכין הצעת מחיר, הקפד לפרט את המוצרים או השירותים בצורה ברורה ומפורטת. הצג את המחירים בצורה ברורה והדגש את סה"כ המחיר לתשלום. הוסף כל תנאי ההצעה הרלוונטיים לעסק שלך והבטח שהלקוח יוכל להבין את ההצעה בקלות.

 

BDO ישראל לעסקים קטנים ובינוניים

BDO ישראל הינה פירמת ראיית חשבון וייעוץ עסקי מובילה, עם ניסיון רב שנים בליווי עסקים קטנים ובינוניים בארץ ובעולם. היכרותנו עם הצרכים, ההזדמנויות והסיכונים של העסקים הקטנים והבינוניים, מאפשרים לנו להציע מעטפת שירותים מותאמת אישית לצרכי הלקוח.

אנו מציעים ללקוחותינו יחס אישי לצד מעטפת שירותים של פירמה מובילה:

  • ביקורת וסקירה של דוחות כספיים
  • ייעוץ שוטף בנושאי חשבונאות ומיסים
  • ייצוג שוטף בפני רשויות המס
  • דוחות אישיים לבעלי המניות
  • הנהלת חשבונות וחשבות, הכנת משכורות ותלושי שכר לעובדים בעסק
  • חישוב הפרשות לפנסיה, קרנות השלמות, גמל
  • ייעוץ וליווי עסקי