כלים למנהל לניהול מרחוק
כלים למנהל לניהול מרחוק
.jpg.aspx?lang=he-IL)
התפשטותו והשפעתו של וירוס ה-COVID-19 הוביל ארגונים רבים להעביר חלק נכבד מהפעילות לעבודה מהבית.
עבודה מהבית מזמנת אתגרים חדשים רבים: כיצד שומרים על משמעת עבודה בתנאים לא אידאלים (בלשון המעטה..), איך מנהלים את העובדים? את הפעילות? כיצד שומרים על לוחות זמנים ועומדים בהתחייבויות? כיצד מוודאים שהצוותים שומרים על מוטיבציה ועל הביצועים גבוהים?
הכלי שלפניכם מציע כלים וטיפים לניהול יעיל מרחוק
ניהול מרחוק:
איך מצליחים לנהל צוות וירטואלי המציג ביצועים גבוהים?
- הגדרות ברורות ותיאום ציפיות לתקשורת בצוות
- הגדרה של שגרות תקשורת – מי? מה? מתי? – הגדרות אלו יאפשרו לאנשים להבין מה מצופה מהם ולהיערך בהתאם
- בחירת הטכנולוגיה המתאימה – ווטס אפ, זום, אחר... (הבנה של הצרכים , יכולות ומגבלות של משאבים ויכולות שימוש של חברי הצוות )
- יצירת תחושת אמון, מחוייבות ואחריות משותפת
- קשר אישי בין חברי הצוות – יצירת בסיס היכרות אישי ומשותף המאפשר פתיחות ושיתוף
- הערכת יכולות – הבנה של מטרות העבודה המשותפת שלנו והיכרות עם היכולות שכל אחד מאיתנו "מביא" למשימה
- כנות – היכולת של חברי הצוות לשתף בשקיפות ובזמן אמת מה באמת קורה, מה עובד, מה לא וכו'
- מחוייבות – יצירת מחוייבות בתוך הצוות להשגת מטרות משותפות
- רגישות לאנשים והימנעות ממשברים
- הימנעות מהצפה במידע ואינפורמציה - מתן הנחיות ברורות ומיקוד ברור- מה הדבר המרכזי להתמקד בו ? מה הציפיות בכל יום
- להיות עם יד על הדופק ולנטר פערים בציפיות ובביצועים – צפיות ראש הצוות/ המנהל מהצוותים וציפיות הצוותים מהמנהלים
- שימת לב גם לפן החברתי - מה יוצר קרבה ? האם אני מכבד את האנשים שאני עובד ומסוגל לעבוד איתם? איך מוודאים שכולם לוקחים חלק במאמץ?
- רתימה שמביאה לתוצאות :
- הגדרות ברורות : על מה אנו נמדדים (על תוצאות לא על משך זמן ההשקעה)
- תמריצים
- מעקב אחר הביצוע - הגדרת מנגנונים ושגרות שיסייעו לנו לוודא שאנחנו על מסלול ולקיים נקודות בקרה ובדיקה שיאפשרו לנו להבין שאנו מתקדמים בדרך הנכונה למקום הנכון
המאפיינים של צוותים שעובדים מרחוק והם בעלי ביצועים גבוהים :
- הגדרות ברורות ותיאום ציפיות ברור
- משימה ויעוד משותף
- רמה גבוהה של אמון ואותנטיות
- תקשורת טובה ומשמעותית
- מנגנונים ברורים וידועים לניהול אי הבנות
- בהירות לגבי תהליכי העבודה האפקטיביים
- גישה חיובית
הכנות לקראת מעבר לעבודה מהבית :
לפני הכל שאלו את עצמכם:
- מה הציפיות של הארגון ושלנו המנהלים כשהעבודה מתנהלת מהבית?
- אילו תוצרים אנחנו מצפים לקבל?
- מה העובדים מצפים שלנו מאיתנו ומהארגון?
- כיצד ישתנו תהליכי העבודה וכלי המדידה בעת העבודה מהבית?
- האם מצופה מחברי הצוות לשמור על שעות עבודה ספציפיות?
- מהן הנורמות לדרכי תקשורת ולשיתוף פעולה?
- באילו פלטפורמות טכנולוגיות נשתמש?
- איך נשמור על העובדים מחוייבים ורתומים להצלחה אישית ולהצלחת הצוות כולו?
- איך נשמור על תוחשת ה"ביחד"?
מעבר לניהול תפוקות (יומי ,שבועי ,חודשי )
משנים גישה:
עובדים על משימות שניתן לכמת ו/או שיש להן תוצרים ברורים ולא לפי שעות עבודה.
המיקוד הוא בשאלה האם העובדים עומדים בציפיות הקונקרטיות וביעדים הספציפיים שהוקצו להם.
כמנהל הצוות עליך לשאול את עצמך :
- מה הצוות שלי צריך להשיג השבוע?
- איך אראה את ההתקדמות? איך אבדוק אותה?
זכרו, אנחנו נמצאים בתקופת לחץ והרבה אי וודאות (ברמת המדינה, הארגון וברמת הפרט). הקפידו לנהוג ברגישות, לזהות מצוקות, לתת אמון, לחנוך והמנעו מלהפעיל לחצים מיותרים
מה השינוי הזה עושה?
- מאפשר גמישות והורדת מתח -
ביצוע המשימות יעשה במהלך היום בזמן גמיש ובהתאם בשיקול דעתם של העובדים, כל זמן שהם עומדים במשימות שהוקצו להם לאותו היום (עם עוגנים בלו"ז של פגישות צוות, פגישות 1:1 וכדומה). - מייצר בהירות ומיקוד -
בהירות לגבי משימות העבודה ועל מה מודדים אותי מאפשרת להיות ממוקד ולא "להתפזר" - מעביר אחריות לעובדים -
בתקופת אי וודאות, כל עובד צריך לגלות אחריות לצד החופש שמאפשרת העבודה מהבית.
סיבות אפשריות לכך שעובד אינו עומד במשימות שלו :
- המשימה שהוגדרה גדולה/ מורכבת מדי
- חששות ועומס רגשי שגורמים לקושי להתרכז
- הסחות דעת בגלל ילדים, משימות הקשורות בתחזוקת הבית, או אפילו סתם חוסר במסגרת מקשים על ניתוק והתמקדות בעבודה
מה עושים?
- אינטראקציות אישיות - אנשים שעובדים מהבית עשויים לחוש מנותקים ובודדים, מה שמוריד את הפרודוקטיביות והמעורבות. מנהלים, במיוחד אלה שאינם רגילים לנהל צוותים וירטואליים, עלולים להתמקד אך ורק במשימות ולא באנשים.
הקפידו לפנות זמן לאינטראקציה אישית ושאלו שאלות מתעניינות גם על הדברים שמעבר לעבודה (איך מסתדרים? אם זקוקים לסיוע? וכדומה). - פתחו פגישות אישיות בעדכונים אישיים. זה שומר על תחושת הביחד והשייכות.
בנוסף, קבעו נורמות שאנשים צריכים להתקשר זה לזה באופן קבוע לפי הצורך ולא לחכות לפגישות מתוזמנות. - עודדו תקשורת לשיחות בין חברי הצוות באמצעים כמו שיחות טלפון, FaceTime, צ'אטים באינטרנט או כל מקום ש"מדברים" אחד עם השני ויש בו אינטראקציה אישית.
שיחות אישיות מאפשרות לחברי הצוות להיות יותר רגישים זה לזה ומאפשרות לאנשים לדון ברעיונות בצורה יעילה ומוחלטת יותר.
בניית מודל עבודה מהבית: שגרות, נהלים ותהליכי עבודה
- מיפוי של כלל משימות העבודה
- מיפוי תפקידים חיוניים ומשימות שלא ניתן לבצע מרחוק בשום פנים ואופן
- בניית רשימה של משימות שיכולות להתבצע מהבית
- מיפוי המערכות הארגוניות שצריך לאפשר להן גישה מהבית
- הגדרת תהליכי עבודה מול ממשקים:
גם הממשקים שלנו, ברוב המקרים, עברו לעבוד מהבית. הגדירו את תהליכי העבודה ואת הציפיות מולם לטובת זרימת מידע , תגובה מהירה ושיתוף בזמן-אמת ולמניעת קונפליקטים
- קביעת פרוטוקול תקשורת:
- הגדרות של אופן ההתקשרות והנורמות החדשות
- קביעת שגרות קבועות למפגשי צוות, לשיחות אישיות, ל"שיחות קצרות" אד-הוק,
הגדרה מחודשת של מטרות ויעדים
איך?
אתגרי וירוס הקורונה גוזרים אתגרים חדשים ומשנים יעדים מטרות ותהליכי עבודה.
- בחנו את המטרות והיעדים שלכם לאור המצב החדש
- חשבו מחדש מה אתם רוצים להשיג ומה ניתן וריאלי לדרוש מהעובדים - אנחנו בעת משבר, כמעט שלא ניתן להשיג עכשיו את אותן התוצאות שמשיגים בשגרה. נסו לשמור על יעדים מאתגרים אך לא בלתי אפשרי בעת הזו על מנת שלא להוריד את המוטיבציה של העובדים במרתון של להשיג משהו מהתוצאות שהיינו רגילים להשיג.
- התאימו של תהליכי העבודה למצב החדש, מקדו ותעדפו את המשימות
- מפו כישורים ויכולות והתאימו משימות ודרישות לעובדים שלכם. וודאו שהם יכולים לעמוד במה שנדרש.
- וודאו שכולם מבינים מהם יעדי הצוות, מה תפקידו של הצוות, מה אנחנו רוצים להשיג וכיצד כל אחד תורם לתוצאה.
הגדרה זו תסייע לאנשים בצוות להבין מה הציפיות מהם, מה האחריות שלהם, כיצד הצוות יכול לסייע זה לזה ומתי נדרש לפנות למנהל/ להרים דגל אדום וכדומה ותאפשר לכל החברים בצוות להיות ממוקדים ומעורבים.
קביעת שגרות ניהול
העבודה מהבית דורשת ניהול אחר. המנהלים צריכים להיות עם אצבע על הדופק לגבי התנהלות המשימות בצוות וברמת הפרט כדי להישאר ממוקדים בסדר העדיפויות.
- קבעו שגרות של ישיבות צוות ויומיות ושיחות 1:1
- מדדו תפוקות ולא שעות עבודה
- בצעו בקרות על התוצרים
ניהול ישיבת צוות מרוחקת: תדירות יומית ,או אחת ליומיים
- פגישת צוות- מטרות:
- העברת מסרים ברורים - שיתוף במידע, שקיפות בנעשה בחברה
- ווידוא כי המשימות מתבצעות בהתאם למתוכנן ובחינה של התיעדופים וחלוקת המשימות בצוות.
- הנעה, הגברת שייכות, תחושת שליחות ומשמעות
- יצירת קרבה ,מתן יחס אישי ואמפתי לתחושות קשות שיכולות לעלות
- התמודדות עם התנגדויות ומתן פתרונות
- סיעור מוחות משותף
מבנה:
- סבב קצר בין המשתתפים - מה נשמע
- עדכונים מההנהלה ושיתוף מידע וסטטוס
- סבב בין המשתתפים בפורמט קבוע:
- על מה עבדתי אתמול
- על מה אני עובד היום
- היכן צפויים קשיים - הרמת "דגלים אדומים" - הזדמנות לדון יחד עם הצוות ולעודד פתרון בעיות באופן שיתופי
סיכום הישיבה
- מענה לשאלות
- חיזוק עידוד הנעה ומוטיבציה
- סיכום משימות - מי אחראי למה ,לו"ז
ניתן להגדיר אג'נדה למפגש ייעודי בנושא מסוים, ניתן להזמין את הצוות להעלות נושאים בעצמם
מומלץ לשלוח סיכום כתוב לכל מפגש – אפשר לבקש בכל פעם ממישהו אחר מהצוות לשלוח סיכום לצוות
שיחות 1:1
- מומלץ להגדיר חלון זמן קבוע לשיחות אישיות - 10 דקות שיחה – עידוד, סיוע וחניכה, הגדרות משימות
שיחות אד הוק-
- בהתאם לצורך – אפשר להגדיר מסגרת זמן, מתי אפשר ומתי אי אפשר לצלצל על-מנת לאפשר גם למנהלים זמן לעצמם.
כלים טכנולוגיים רלוונטיים:
- Microsoft Teams מערכת חינמית לניהול עובדים
- חיבור מהמחשב ומהנייד
- עד 300 משתתפים ללא הגבלת זמן
- שיתוף מסמכים ומסכים
קישור לסרטוני הדרכה בנושא Microsoft Teams:
- ZOOM מערכת חינמית לניהול ישיבות מרחוק , שיחות ועידה וובינרים
- חיבור מהמחשב ומהנייד
- עד 100 משתתפים ללא הגבלת זמן
- שיתוף מסמכים ומסכים
- צ'ט בין המשתתפים
- ניתן להקליט את המפגש
עקרונות לניהול ישיבה מרחוק:
עקרונות מעשיים להנחיית פגישה וירטואלית.
מהם האתגרים בפגישה וירטואלית?
- אתגר ביצירת קשר אישי ו"קשר עין" (פחות טבעי במפגש וירטואלי)
- אתגר ב"לקרוא את המשתתפים" ( כמעט בלתי אפשרי לקרוא שפת גוף ולהבין ממנה עד כמה המשתתפים מקשיבים, מבינים וכדומה)
- אתגר בניהול הסחות דעת ואבדן קשב
- אתגר בהשארת המשתתפים קשובים ושותפים לדיון
אז מה כדאי לעשות כדי להפוך את הפגישה לאפקטיבית ומעניינת?
לפני הפגישה
- למדו את המערכת שבה תשתמשו. נסו כמה פעמים להשתמש בה. הכירו את הפונקציות השונות שיכולות לעזור לכם: השתקה של כל המשתתפים, שימוש בשיתוף מסך, שימוש אפקטיבי בצ'ט והעברת קבצים.
- חישבו מהן מטרות הפגישה מבחינתכם ומה העובדים מצפים להשיג ממנו? חישבו איך תשיגו את המטרות הללו במהלך הפגישה.
- לפני פגישה ראשונה באמצעות המערכת, בדקו עם המשתתפים האם יש להם הכרות עם המערכת שאתם משתמשים בה? אם לא - הקדישו זמן, לפני או בתחילת המפגש, על מנת לוודא שכל חברי הצוות יודעים לתפעל את המערכת: איך להיכנס, איך להתנהג (אתיקה בסיסית כשיש מספר גדול של משתתפים - השתקה כאשר אינך מדבר).
- שלחו הזמנה מפורטת לפגישה, ליצירת ציפיות נכונות - הזמנה ללוח השנה במייל, קישור למפגש בווטסאפ, או סמס.
תזמנו את המפגש עם שעת התחלה וסיום ברורים. - הכינו רשימה עם האג'נדה לפגישה. הכינו מראש של התכנים שיעשה בהם שימוש: בין אם מדובר על מצגת, מסך מערכת שתרצו לשתף - הכל צריך להיות מוכן מראש כך שיהיו זמינים באופן מיידי וקל יהיה לשתף אותם במהלך הפגישה. לפעמים אפשר לשלוח אותם מראש או תוך כדי הפגישה.
- ארגנו את המערכת, את החדר ממנו אתם משדרים ואתכם עצמכם. בדקו שהמצלמה והמיקרופון עובדים. שבו בנוח. עבדו מהמחשב ולא מהטלפון הסלולרי. דאגו שהמצלמה תתפוס אתכם מלמעלה ולא מלמטה (זה ממש לא מחמיא…) והתאורה מאירה היטב את הפנים שלכם. שימו לב לחלק הנראה של הלבוש שלכם, בידקו שהרקע מאחוריכם בחדר מתאים לסיטואציה והאם יש לכם מרחב שקט נטול הפרעות בזמן השיח. ניתן גם להציג רקע וירטואלי במקרה והרקע לא מתאים .
תחילת הפגישה
- דאגו להיכנס ל"חדר" כחמש דקות לפני ההתחלה המתוכננת, כך שתוכלו לקבל את פני המקדימים. אפשר להחליף כמה מילים לא פורמליות לפני ההתחלה.
- התחילו את הפגישה בשעה המתוכננת - גם אם לא כל מי שהודיע שיצטרף לפגישה כבר נכנס ל"חדר". אנחנו הרבה פחות סובלניים להמתנה כאשר אנחנו יושבים מול מסך, הזמן נמתח הרבה יותר מאשר במפגש פנים אל פנים.
- תאמו ציפיות-התחילו בהסבר על מבנה הפגישה והאופן שבו היא יתנהל , וכן של חוקי המשחק (למשל - מתי אפשר לדבר, איך לשאול שאלות, החשכת מסך וכו').
- אתיקה- קבלו את הסכמת המשתתפים להקליט או לשדר את המפגש.
מהלך הפגישה
- אם המערכת מאפשרת את זה, המליצו לאנשים להיות במצב של speaker view אבל את המסך שלכם שימו על Gallery view כך שתוכלו לראות את פניהם של כל המשתתפים (גם אם חלק מהם יחשיכו את המסך שלהם).
- מידי פעם, בצעו פניות אישיות למשתתפים.
- אל תרצו - דברו בגובה העיניים. שתפו. היו אישיים ואנושיים . היו כנים, חייכו מתי שאפשר. שמרו על קשר עין עם המצלמה ולא רק עם המסך… הם לא נמצאים באותו מקום.
- שמרו על זרימה רציפה ושמרו על עניין- רצף הנושאים, שטף הדיבור, וזרימת הפגישה ישמרו את העניין ואת הקשב של המשתתפים.
- אינטראקטיביות- הכלי האפקטיבי ביותר כדי להשאיר את המשתתפים מעורבים הוא להפעיל אותם. ההפעלה יכולה להיות בכל דרך שתייצר מעורבות ואקטיביות במהלך המפגש. דוגמאות: שאלות, בקשה לעשות תרגילים כאלה ואחרים ולהדגים אותם.
- דברו אל המשתתפים הקושי במשוב המיידי, העדר האפשרות ליצירת קשר עין, גורמים לכם לעבוד יותר קשה כדי "לחוש" את את המשתתפים. אבל הקשר הזה הוא מה שיעשה את ההבדל. שמרו על קשב, בדקו מידי פעם האם הם בתוך הנושא, אם הם מתעניינים, האם הכל ברור והם מעורבים.
סיום הפגישה
- השאירו זמן לסיכום ושאלות
לאחר הסיום
- שילחו מייל תודה על ההשתתפות ובקשו פידבק - תוכלו ללמוד הרבה מהמשוב ולהשתפר למפגשים הבאים
- שתפו בחומרים שהעלתם- אם לא עשיתם את זה תוך כדי המפגש.
ניהול קבוצה בווטסאפ
קבוצת הווטסאפ כפלטפורמה ל:
- טיפים לעבודה מהבית
- שאלות מעוררות מחשבה חיובית.
- מסרים, פודקסטים וסרטונים שישמרו על ״אנרגיות גבוהות״.
- סיוע הדדי ושיתוף במה עובד טוב עבורם. בהצלחה.
חשוב להגדיר מראש את מטרות הקבוצה וכללים ברורים להתנהלות בה.
קבוצת וואסטאפ צוותית מאפשרת:
- העברה מהירה של מסרים לקבוצות בגודל משתנה
- קבלת החלטות פשוטות באופן מהיר, כמו: תשובות כן-לא, התייחסות למסמך קצר וכדומה
- זמן השהייה לפני תגובה (הכוונה לכך שבניגוד לדיון במפגש פיזי אפשר לראות את מה שמישהו/י כתב/ה), ולקחת את הזמן להחליט מה לכתוב בתגובה, אם בכלל.
- מתן תגובות קצרות כמו בשיחה ולא כמו דיון עם טיעונים
- תחושת שייכות קבוצתית ויצירת שפה משותפת
- חיבור בין אנשים, שמתמודדים עם מצב דומה והם חלק מקבוצה שיכולה לסייע זה לזה ולפעול ביחד בלי מגבלה גאוגרפית.
- שיתוף והתייעצות
- שיתוף מסמכים, תמונות וסרטונים בקלות רבה
מה נדרש מאיתנו כמנהלי קבוצת ווטסאפ מקצועית?
- הגדרה מראש למה קיימת הקבוצה – רק לייעוץ ושיתוף, או לתיאום פעילות
- אחריות לניהול הקבוצה
- הגדרת גבולות הקבוצה ונהליה
- אחריות לקיום מרחב הולם, מכבד ומקדם עבור החברים בקבוצה
- זמינות ומקצועיות
- התייחסות מקצועית לתוכן ולתהליך
- מעקב תמידי אחר הקבוצה, לא להשתהות עם תגובות נדרשות ולדעת מה קורה בכל זמן נתון.
- הקפידה על פולואפים לרעיונות שהעלו ובדיקה של ההתקדמות ביישום
- שיתוף בידע
- מעקב שכלל החברים בקבוצה לוקחים חלק קל מאוד לפרטים להיעלם בקבוצת וואסטאפ, בעיקר שכמו בכל קבוצה יש כאלו שיותר יתנו את הטון. זה בסדר ואף רצוי שבתוך הקבוצה יהיו תפקידים שונים של המשתתפים ורמות מעורבות שונות, אבל הקפידו גם לשמור על קשר עם האנשים הפחות דומיננטיים בקבוצה.