תקשורת פנים ארגונית בימי קורונה: חיזוק לכידות פנימית והקניית תחושת בטחון

בימים של אי ודאות וכאוס, טוב נעשה אם נזכיר לעצמנו ולעובדים שלנו שתחושת שליטה ויציבות אינה מגיעה מהיכולת לנהל באופן מוחלט כל מה שקורה בחיינו וסביבתנו, אלא היכולת לבחור כיצד להגיב לכך בהתאם לסדרי העדיפויות שלנו.

תקשורת פנים ארגונית בימי קורונה -מטרות

• שמירה על קשר דו כיווני פתוח
• מיקוד בצרכים בסיסיים של אנשים (בטחון, ידיעה, יציבות)
• הקדמת שמועות: לספק מידע יזום על מה שקורה – לא להניח שאנשים מבינים מהתקשורת הכללית, להיות שקוף ככל האפשר
• להקשיב ולהיות קשוב: לדבר עם אנשים ישירות ולתת תחושת אמת של הקשבה.
• לחזק מחויבות ורתימה של מנהלי הביניים באמצעות שיתוף בקבלת החלטות.
• לתחזק את הסיפור הארגוני באמצעות תזכורת קבועה וחוזרת על למה אנחנו קיימים וסיפורים אישיים מדגימים התנהגויות מומלצות – הנראטיב הוא שיישאר כשהמשבר יחלוף.
• לאסוף משובים בנוגע למחשבות ותהיות של העובדים, איך מתקבלים המסרים ומה תכולת הבילבול  - לעדכן תוכניות תקשורת פנים-ארגונית בהתאמה למשוב.
• לבנות מנגנוני התמודדות משותפים עם עובדים ומנהלים ודרכם לחזק את תחושת ה'ביחד' – פעילויות אונליין משותפות, שיתוף סרטונים רלוונטים של העובדים וכדומה .

כמה טיפים חשובים:

• אל תתנו לעובדים להיות מוזנים ממידע לא אמין ולהניח הנחות שגויות. עצרו את זה באמצעות תקשורת יזומה ומהירה.
• המנעו מפיזור סיסמאות וקלישאות בנוסח "נעבור את זה ביחד". העובדים שלכם רוצים לשמוע על ההערכות המיוחדת והשינויים הצפויים, בשפה נגישה וברורה.
• הקפידו לעדכן את העובדים באופן שוטף על הנעשה בחברה באמצעות ניוזלטר, סמס, פורטל ארגוני, אימייל תמציתי וכדומה.
• אין צורך לרדת לפרטי פרטים. חשבו על המסרים שתרצו להעביר ואיך נכון לנסח אותם.
• אל תבטיחו ואל תשתפו בתכניות לטווח רחוק. במצב של חוסר בהירות, מותר להגיד כי אנחנו מתאימים את התכניות להתפתחות האירוע, לשתף בתכניות לטווח קצר ולהבטיח כי נשתף בכל החלטה חדשה שתתקבל.
  מותר גם לומר ״אנחנו מודעים לסיטואציה וחושבים איך לטפל״. אמירה כזו מעידה על כוח ולא על חולשה והיא תזכה להבנה מצד העובדים
• דאגו שכל מנהל יקיים שיחות פרטיות קבועות בטלפון עם העובדים.
  מעבר לשיח המקצועי- הקפידו על שיח אישי- שאלו את העובדים איך הם מרגישים? מה שלום המשפחה? מה יגרום להם להרגיש בטוחים יותר כעת?

וודאו שכל המנהלים יודעים מה המצב עם העובדים שלהם, מה האתגרים הביתיים והמשפחתיים שלהם ויודעים לקחת זאת בחשבון בהיערכות המצב

• שתפו בתקשורים אירועים מיוחדים של עובדים שעושים דברים יוצאי דופן. תנו להם מקום במיוחד בימים אלו של חוסר וודאות. הציפו אירועים המשקפים את ערכי הארגון ואת האנושיות של אנשיו ותקשרו אותם פנימה
• אם הוצאתם עובדים לחל״ת, שמרו איתם על קשר. וודאו שהם יודעים שעשיתם זאת בשל המצב ושהם חשובים לכם. שלחו להם עדכונים מהארגון ברמה שבועית בכדי לשמור אותם מעודכנים ומחוברים לארגון
• תקשרו עם ספקים שלכם, הקדימו להם תשלומים, אם ניתן, על עבודות קודמות והרגיעו אותם לגבי עבודות שבוטלו.  ההתייחסות שלכם בתקופה הזו לספקים היא קריטית, ותשפיע על מערכת היחסים ההדדית שלכם בהמשך.
   

זכרו, גאוות חברה ותחושת מחוברות בונים גם בימי משבר. תעצימו את העובדים, תתמכו בהם והם יהיו השגרירים הכי טובים שלכם בימים הקשים האלו.

שאלות שמעסיקות עובדים:

• האם החברה שלי יכולה לעמוד במשבר ולא תקרוס? האם היא איתנה?
• מה יקרה אם המנהלים בחברה יחלו?
• האם נצליח להתאושש לאחר חלוף המשבר?
• מי מבטיח שיחזירו אותי לעבודה אחרי תום החל"ת?
• האם אנחנו עומדים לפני גל פיטורים גדול?
• האם אני צריך להתחיל לחפש עבודה אחרת?
• מי ישלם לנו אם המצב ימשך לאורך זמן?

המלצות להיערכות ולהנגשת המידע:

1. בנו תפריטי מסרים מוכנים מראש.
2. מומלץ להעלות את המנכל לשידור לייב לעובדים שבו הוא מעדכן על המצב. אפשר גם להקליט בסלולארי סרטון וידאו עם מסר מהמנכ"ל.
   למרות החשיבות הגבוהה במיילים של עדכונים, אין תחליף למראה עיניים והעובדים רוצים לראות ולא רק לקרוא.
3. שלחו עדכון שבועי על התנהלות החברה   ולאחר כל שינוי בנהלי משרד הבריאות המשפיעים עליכם ישירות.
4. העבירו מסרים לדרגי ניהול שונים לגבי מדיניות הארגון ומה מצופה מהם.
5. אם ניתן, צרו ערוץ דיוור ייעודי בין מנהלים לצוותי העובדים שלהם שיכיל מידע והנחיות אונליין
6. אם קיים בארגון פורטל ארגוני - מומלץ לעדכן אותו בהתאם למצב או לפתוח עמוד חדשות ארגוני שמציף את כל העדכונים הארגוניים ומתעדכן כל הזמן - הנחיות יומיות, עדכונים מהשטח וכל מידע שחשוב לארגון להעלות. אפשר לתבל את התקשורת האינפורמטיבית באירועים מעניינים כמו מחוות יפות שקורות בשטח ותמונות של עובדים בשגרה בימי קורונה.

אם אתם מגדילים ראש, אפשר לבנות ערכה משפחתית לימי הקורונה הכוללת משחקי קופסה, ערכות לילדים ואיזה פינוק לעובדים למשלוח עד הבית.

7. בנו תיקייה משותפת "סביבת עבודה לימי קורונה" ברשת שתכיל מידע רלוונטי לעובד: כלי עבודה וטיפים לעבודה מרחוק,  נהלי עבודה מותאמים למצב  (כגון: איך מדווחים שעות כשעובדים מהבית), שאלות ותשובות נפוצות וכדומה. ניתן להוסיף גם הצעות לפעילויות עם ילדים וכדומה
8. צרו ספר טלפונים ארגוני והוסיפו אליו מספרי חירום ובעלי תפקידים רלוונטיים לתקופה זו.
9. צרו תיבת פניות ייעודית לשאלות. במידה ויש שאלות חוזרות מומלץ לשלוח לכלל העובדים באופן יזום שאלות ותשובות נפוצות.

היו פתוחים ומשתפים ופשוט... היו אנושיים. שמרו על ערכי המותג והארגון שלכם גם בימים אלו.