שאלות שכיחות הנהלת חשבונות
שאלות שכיחות הנהלת חשבונות
שאלות שכיחות הנהלת חשבונות
- כיצד אפיק את דו"ח מע"מ החדש PCN 874?
- כיצד נעדכן את נתוני הניכוי של הספקים במערכת?
- מאיזו סיבה המאזן איננו מאוזן?
- כיצד אוכל להפיק חשבונית עצמית?
- נדרשתי להעביר קבצי INI/BKMVDATA בפורמט טקסט, מה עלי לעשות?
- מה ההבדל בין תנועת יומן לבין פקודת יומן?
- כיצד לשנות מיקום של חשבון בלוח החשבונות?
- מה ההבדל בין הפרשי שער להפרשי תרגום?
מלאי
כללי
הנהלת חשבונות
1. כיצד אפיק את דו"ח מע"מ החדש PCN 874?
הסבר:
עפ"י הנחיות ראשות המיסים, עוסקים שמחזור העסקאות שלהם גבוה מ-4 מיליון ₪ בשנה, ידרשו להגיש מדי חודש את דו"ח PCN 874. לצורך הפקת הדו"ח יש להיכנס למודול דוחות > כספים > הנהלת חשבונות > מס > דוח מע"מ להזין את חתך התאריכים וללחוץ על לחצן "חשב" ע"מ להציג את ערכי המע"מ השונים בחלון.
בחירה באפשרות צור קובץ > "דו"ח PCN 874" תוביל אותנו לחלון העדפות נוסף שם יש להזין את הנתונים הבאים: קטגוריית קודי תנועה- שיוך קודי התנועה במערכת נעשה באופן אוטומטי למעט רשומונים ותנועות חריגות. במקרים אלו יש לשייך את הקטגוריה באופן חד פעמי. תקרת תנועה- בשדה זה יש לרשום את סכום החשבונית שנקבע על ידי רשויות המס, כמכירה שלא חייבת להיות מזוהה. כיום התקרה עומדת על סכום של 5000 ₪.
אסמכתא ביומן לדיווח- יש להגדיר באיזה שדה הוזנו מספרי החשבוניות בתנועות היומן הידניות. המקור לתאריך- מקור התאריך אשר יוצג בדו"ח.
נתיב ליצירת קובץ- בחירת נתיב לשמירת הקובץ.
[חזרה למעלה]
2. כיצד נעדכן את נתוני הניכוי של הספקים במערכת?
הסבר:
את נתוני הניכוי במקור לספקים ניתן להזין באופן ידני בכרטיס הספק. תחת לשונית הנהלת חשבונות מתייגים את תיבת התיוג "חייב בניכוי במקור" ובהמשך מתקדמים לחלון "קביעת ניכוי מס במקור- הגדרות" על ידי לחיצה על לחצן "קביעת מס במקור".
יש לבחור את קבוצת השע"מ והניכוי של הספק ולהזין בטבלה את שם וקוד הטווח, את תוקף הניכוי ואת אחוז הניכוי עבור אותה תקופה. אפשרות נוספת הינה עדכון או הזנה גורפת של נתוני הניכוי במקור עבור חתך כרטיסים על ידי מערכת 1000 או מבזק. תחילה יש לייצא את רשימת הספקים ממערכת SB1 על ידי כניסה למודול מנהלה > יבוא/יצוא נתונים > יצוא נתונים > יצוא מערכת 1000 או מבזק. בחלון חתך מבזק מערכת יש לבחור את סוג הדו"ח אשר יבחר לפי מספר הספקים שהוזנו במערכת. בחברה עם למעלה מאלף ספקים יש לסמן "מבזק". בנוסף יש לבחור את חתך הספקים ולהזין את הנתיב בו ישמר הקובץ.
את הקובץ יש לקלוט באתר שע"מ ואת קובצי הפלט שיוצרו יש לקלוט חזרה למערכת SB1 במודול מנהלה > יבוא/יצוא נתונים > יבוא נתונים > יבוא מערכת 1000 או מבזק. למידע נוסף צרו קשר עם מחלקת התמיכה.
[חזרה למעלה]
3. מאיזו סיבה המאזן איננו מאוזן?
הסבר:
- במידה ותויגו חשבונות וכרטיסים, יש להסיר את התיוג מהחשבונות המרכזים.
- בתצוגת חשבונות בלבד יש לבדוק האם כל החשבונות מתויגים.
- יש לתייג הצג חשבונות ללא יתרה על מנת שגם חשבונות ללא יתרה שיש להם תנועות בחתך יכללו בדו"ח.
- במידה ומעוניינים להציג יתרות פתיחה/סגירה יש לבדוק האם תויגה הבחירה המתאימה.
- יש לבדוק האם קיימים חתכים בחלון ההרחבה.
- יש לבדוק האם קיימות תנועות במערכת עם תאריכי אסמכתא שונים בשורות
4. כיצד אוכל להפיק חשבונית עצמית?
הסבר:
על מנת להפיק חשבונית עצמית יש לשייך את החשבונות "חשבון רווח לחשבונית עצמית" ו"חשבון הוצאות לחשבונית עצמית" בלוח החשבונות הראשי אליו ניתן להגיע בנתיב מנהלה> הגדרות> כספים.
על הספק להיות מתויג כעצמאי (שימו לב, לא ניתן לשנות תיוג זה לאחר ביצוע פעולות אל מול הכרטיס). כעת ניתן להפיק מסמך תעודת רכש (חשבונית ספק) המסמך יתווסף כחשבונית עצמית ותיוצר תנועת יומן מתאימה.
[חזרה למעלה]
5. נדרשתי להעביר קבצי INI/BKMVDATA בפורמט טקסט, מה עלי לעשות?
הסבר:
מדובר בקובץ במבנה אחיד אותו ניתן להפיק החל מגרסת 2007. על מנת להפיק את הדו"ח ולייצא את הקובץ יש להיכנס למודול דוחות> כספים> הנהלת חשבונות> דוחות במבנה אחיד, להזין את חתך התאריכים של התנועות והמסמכים ולייצא את הקובץ.
[חזרה למעלה]
6. מה ההבדל בין תנועת יומן לבין פקודת יומן?
הסבר:
- פקודת יומן נשמרת בקובץ זמני. ניתן לבצע בה שינויים ואף להסיר אותה ואיננה משפיעה על יתרת הנהלת החשבונות
- תנועת יומן נרשמת בקובץ הקבוע ואיננה ניתנת לשינוי לאחר הוספתה אלה בשדות מסוימים. לא ניתן להסיר תנועת יומן אלה לבטלה, פעולה אשר יוצרת תנועת יומן נגדית.
7. כיצד לשנות מיקום של חשבון בלוח החשבונות?
הסבר:
יש להיכנס דרך מודול כספים> מבנה לוח חשבונות ולסמן את המגרות הרצויות. בחלון "מבנה לוח חשבונות" יש לסמן את החשבון שברצוננו להעביר ולבחור את מיקומו החדש בשדות: "מגירה" , "סעיף אב" ו"מיקום בקבוצה" במידה והעברת החשבון כרוכה בשינוי הרמה אליה הוא משויך, יש לעדכן את רמת השיוך החדשה לפני ביצוע העברת החשבון.
[חזרה למעלה]
8. מה ההבדל בין הפרשי שער להפרשי תרגום?
הסבר:
פעולת הפרשי שער תבוצע לצורך התאמת היתרה במטבע המקומי (בד"כ שקלי) ליתרת המט"ח עבור כרטיסים שמנוהלים במטבע מט"ח או רב מטבעי ואילו פעולת הפרשי תרגום תבוצע לצורך התאמת היתרה במטבע מערכת ליתרת הכרטיס במטבע מקומי.
[חזרה למעלה]
מלאי
1. מה ההבדלים בין עצי המוצר שמוגדרים במערכת?
הסבר:
עץ ייצור- פריט האב עובר תהליך יצור, בסיום תהליך היצור פריט האב יתווסף למלאי ופריטי הבנים יגרעו מהמלאי עץ מכירה- פריט האב מורכב מפריטי הבנים רק כאשר הוא נמכר בפועל עץ הרכבה- דומה לעץ מכירה מלבד זאת שבמסמכים לא יופיעו פרטי הבנים עץ תבנית-כל הפריטים בעץ יכולים להימכר בנפרד או יחד. עץ הינו גמיש וניתן לשנות את פריטי הבנים במסמכים.
[חזרה למעלה]
2. כיצד ניתן לראות את הכמות במלאי של פריט בעת הפקת מסמך?
הסבר:
- ניתן להציג את עמודת מחסן ולהקליד "Ctrl+Tab" באותה העמודה. פעולה זאת תפתח את חלון "פריטים לפי מחסנים" בו ניתן לראות את יתרת המלאי במחסנים השונים
- בהעדפות למסמך ניתן להציג את העמודה "כמות במלאי"
כללי
1. כיצד לייבא למערכת כרטיסים/פריטים מקובץ Excel?
הסבר:
לפני ביצוע יבוא מאקסל מומלץ לגבות את בסיס הנתונים. התהליך מורכב ממספר שלבי ביצוע:
- יש להיכנס למודול מנהלה> יבוא/יצוא נתונים> יבוא נתונים> יבוא מ- Excel
- יש לבחור בסוג הנתונים ליבוא: כרטיסים או פריטים
- יש לעדכן את הטבלה במאפייני הכרטיסים כך שתהיה התאמה מלאה בין שורות הטבלה לעמודות בגילון האקסל.
- את קובץ האקסל יש לשמור כקובץ Text (tab delimited) ולייבאו ע"י לחיצה על כפתור אשר.
- לאחר הייבוא ייפתח חלון הודעות בו ניתן לראות כמה רשומות יובאו בהצלחה, אילו שגיאות אירעו בתהליך היבוא וכדומה.
- בסיום התהליך יש לבדוק כי הנתונים נקלטו כראוי במערכת.
2. כיצד להגדיר משתמש חדש במערכת?
הסבר:
יש להיכנס למודול מנהלה > הגדרות > כללי > הגדרת משתמשים, למלא את פרטי המשתמש ולהזין עבורו סיסמה. בנוסף יש להקצות עבורו רישיון מתאים מתוך חלון מנהלה > רישיון > ניהול רישיונות.
[חזרה למעלה]