הארגון בעידן הדיגיטלי: איך ניתן למנף כלי RPA ואוטומציה?

 

מה אומרים מומחים וארגונים מובילים על יישומי RPA ואוטומציה בארגון?

השנה כנס IT TOP STARS בנושא "הארגון האוטומטי" – הירשמו עכשיו >> 

 

המטרה: ארגון דיגיטלי

העידן הדיגיטלי, שתחילתו אי שם בשנות ה-70 של המאה הקודמת ונמצא עכשיו בעיצומו, הביא עמו חידושים ושינויים רבים. עברנו כברת דרך משמעותית מימי מחשבי המיין-פריים ועד לימים אלה של טרנספורמציה דיגיטלית והופעת טכנולוגיות חדשניות, כמו Big Data, האינטרנט של הדברים (IoT), אינטליגנציה מלאכותית ולמידת מכונה, רובוטיקה, מדפסות תלת ממד, רחפנים, מציאות מדומה ורבודה, ועוד. טכנולוגיות אלה ואחרות משנות באופן משמעותי את הדרך בה ארגונים עושים עסקים, ומחייבות כל ארגון לבחון ולשקול כיצד הוא מתאים את עצמו לעידן הדיגיטלי או, ליתר דיוק, כיצד הוא הופך לארגון דיגיטלי של ממש.

 

יסודות הטרנספורמציה הדיגיטלית

אחד המאמרים הפופולריים בתחום הטרנספורמציה הדיגיטלית הוא "The Nine Elements of Digital Transformation" שנכתב ע"י ד"ר ג'ורג' ווסטרמן (Dr. George Westermann) ופורסם במגזין Sloan Management Review של אוניברסיטת MIT.

המאמר מציג 9 תחומי השפעה של הטרנספורמציה הדיגיטלית ומחלק אותם לשלוש קטגוריות עיקריות:

1. טרנספורמציה של חוויית הלקוח (Customer Experience) - קטגוריה שזוכה לפופולריות רבה והיא בדרך כלל הנושא הראשון שכל ארגון מתחיל בו את תהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית שלו;
2. טרנספורמציה של מודלים עסקיים (Business Models) – גם היא זוכה לחשיפה רבה וכוללת דוגמאות רבות של ארגונים ששינו/שדרגו את המודלים העסקיים שלהם;
3. וטרנספורמציה של התהליכים התפעוליים (Operational Processes) - שזוכה לחשיפה מועטה יחסית ולהילה קטנה יותר, למרות חשיבותה הרבה.

 

תהליכים תפעוליים חכמים כבסיס לארגון חכם

החשיפה הנמוכה שמקבלים התהליכים התפעוליים אינה משקפת את חשיבותם לביסוס הארגון בעידן הדיגיטלי. למעשה, ללא תהליכים תפעוליים חכמים ויעילים לא ניתן לבנות חוויית לקוח איכותית, וההשפעה שלהם על היעילות הארגונית והפיכתו לארגון חכם ואוטומטי Smart, Intelligent and Automatic Enterprise)) גבוה מאוד, גם ברמת הרווחיות שלו.

במאמר זה נתמקד במהפכה הטכנולוגית של אוטומציה ע"י תהליכים רובוטיים, או בקיצורRPA  (Robotic Process Automation). טכנולוגיה חדשה זו מאפשרת לארגונים במגזרים רבים לעשות יותר בפחות; להפוך סוג מסוים של תהליכים תפעוליים לתהליכים אוטומטיים המבוצעים ע"י תוכנה חכמה, ולצמצם את העלויות הכרוכות בביצוע התהליכים תוך שיפור איכותם וצמצום הזמן הדרוש להם.

בואו לגלות איך להפוך גם את הארגון שלכם לחכם ואוטומטי בכנס IT TOP STARS – ההרשמה בעיצומה >> 

 

אז מה זה בדיוק RPA?

RPA הוא נושא חדשני יחסית. ארגונים נמצאים בתהליכי אימוץ של טכנולוגיה זו, ולאחרונה החלו להבין וליהנות מהתועלות הרבות הכרוכות ביישומה. בהגדרתה, תוכנת RPA היא תוכנה המחקה (mimic) ומשלבת פעולות אנושיות/ידניות במערכות דיגיטליות, במטרה לבצע אופטימיזציה ואוטומציה של תהליכים תפעוליים שמבצעים העובדים.

בהתאם לכך, תוכנה כזו מבטלת את הצורך שעובדים יבצעו משימות שחוזרות על עצמן, כמו הזנת/שליפת/עדכון נתונים במערכות הדיגיטליות, ומבצעת אותן במקומם. היא מתוכננת כך שתוכל לבצע את התהליך הנדרש תוך מעבר בין סוגי תוכנות ויישומים שונים בסדר נתון (Workflow), וכן תוך העברת נתונים בין יישומים שונים, לרבות עריכתם ושמירתם, הפקת דוחות תגובה לאירועים מסוימים ויצירת תקשורת עם יישומים אחרים. כמו כן, תוכנת RPA יכולה לאסוף נתונים מיישומים שונים, לבצע עליהם עבודה מסוימת (כמו הפעלת נוסחה באקסל על נתונים שנשלפו או צורפו מיישומים אחרים) ולשמור את הנתונים היכן שנדרש.

 

איזה תוכנות RPA קיימות בשוק?

ככלל, תוכנות RPA הן תוכנות גמישות שניתנות לשימוש בארגונים מתחומים וגדלים שונים - מחברות קטנות (סטרטאפים, למשל) ועד ארגונים גדולים ומורכבים (כמו חברות ביטוח או בנקים) - והן נחלקות לשני סוגים עיקריים:

1. בוטים ברי תכנות (Programmable Bots) – בוטים המסוגלים לבצע אוסף של הוראות/חוקים, על פי כללים שמגדיר המשתמש או המתכנת. לשם כך, יש למפות את התהליך צעד אחר צעד, ולהגדיר את הכללים באמצעות ממשק מיוחד שהתוכנה מספקת.
2. בוטים אינטליגנטיים (Intelligent Bots) – בוטים המשתמשים בבינה מלאכותית, ומסוגלים לנתח נתונים וללמוד כיצד העובדים מבצעים את התהליך. הבוט עוקב אחר הקליקים במסך, תנועות עכבר ופעולות שהעובד מבצע. לאחר פרק זמן מסוים ולאחר שהבוט צבר מספיק נתונים, הוא מסוגל לבצע את התהליך בעצמו. בוטים אינטליגנטים בעלי יכולות לימוד עצמיות, מתאימים יותר לביצוע תהליכים בהם נדרש לטפל בנתונים לא מובנים (Unstructured Data) תהליכים בהם הפרמטרים של התהליך משתנים באופן תדיר.

 

ביצוע עקבי וחף מטעויות

היתרונות של יישום מערכות מבוססות RPA הם:

• מניעת טעויות ושיפור העקביות בביצוע הפעולות
• יכולת לנצל את העובדים למשימות בעלות ערך רב יותר
• שיפור בשביעות הרצון של עובדים (פחות ביצוע פעולות שחוזרות על עצמן)
• ביצוע הפעולות בקבועי זמן ברורים וברי חיזוי
• שימור נתיבי בקרה על הפעולות שבוצעו
• זיהוי מצבי קיצון וגילוי חריגים ומתן התראות

ההשפעה המיידית של שימוש ב-RPA היא שמשימות החוזרות על עצמן מבוצעות באופן עקבי וללא טעויות. תועלת נוספת היא שמירת נתיב בקרה (Audit Trail) המאפשר איתור של מצבים בהם התהליך מייצר תוצאות לא צפויות. ניתן להגדיר את תוכנת ה RPA כך שתאתר חריגים ותרים דגלים אדומים, שיתכן שעובד אנושי לא היה מגלה.

עוד על יישומי RPA והארגון האוטומטי בכנס IT TOP STARS – לפרטים והרשמה >>

 

דוגמאות ליישומי RPA בפעילויות הארגון

הדוגמאות ליישומי RPA הן רבות, ולכן נציג כאן רק מספר קטן שלהן, אם כי מרכזי:

• משאבי אנוש – הזנת טפסים עבור עובד חדש, שינויים בתנאי העסקה של עובד, הזנת טפסים עם סיום העסקת עובד וכד'.
• יישומים פיננסים – הזנת נתונים ספקים או לקוחות, שיוך תקבולים לחשבונות, ביצוע התאמות, בקרה פיננסית, תהליך הקצאת הון וכד'.
• מערכות המידע – הקמת משתמש חדש במערכות המידע, מעקב אחר מלאי ציודים לעובד וכד'.
• חברת ביטוח – פתיחת פוליסות וניהול הניירת הכרוכה בכך, תהליכי גביה מבעלי פוליסות, טיפול בתביעות, תשלום תביעות וכד'.

חלק מהתהליכים התפעוליים הנ"ל יכולים לחייב טיפול ע"י מחלקות שונות ולא רק ע"י מחלקה בודדת. במקום להתכתב בין מחלקות או לייצר התראות לכל מחלקה, מערכת RPA יכולה לבצע את כל התהליך תוך חסכון בזמן של כל הצדדים המעורבים - ובעיקר תוך ביצוע עקבי ומדויק של כל ההיבטים בתהליך.

 

אופני יישום ועלויות

הדרך המקובלת ביותר ליישום בוטים (רובוטים של תוכנה) היא מיקוד בוט אחד לביצוע משימה מוגדרת. הגישה לבוט יכולה להיות דרך המחשב השולחני או באמצעות יישום מבוסס web, כאשר ניתן ליישם את התוכנה גם דרך שרת מרכזי האחראי על אוסף של בוטים ואף על הארגון כולו. דרך זו היא המועדפת ליישום שכן ניתן כך לשלוט ולנהל את כל הבוטים באופן מרוכז, דרך שרת אחד.

העלות ליישום תלויה במספר גורמים: המורכבות של התהליכים, מספר הבוטים שיש ליישם, הזמן הנדרש לפתח וליישם, רמת השינויים הנדרשים וכיו"ב. יישום חוצה ארגון עם מאות בוטים, למשל, יכול להיות יקר. לעומת זאת היקף קטן יותר, נניח 10 בוטים או פחות, ניתן ליישום מהיר בעלות נגישה.

ספקי תוכנות RPA מספקים בדרך כלל מספר בוטים מוגדרים מראש (Pre-Built) שמיושמים ללא צורך בפיתוח בוטים חדשים. התועלות מיישום RPA יכולות להיות משמעותיות גם בהשקעה כספית קטנה ומספר מצומצם של משאבי IT.

 

האם RPA מתאימה גם לכם?

להבדיל ממרכיבים אחרים בטרנספורמציה הדיגיטלית, יישום פתרונות RPA מאפשרים להציג ROI יחסית בקלות, וניתן לראות את השפעתם במהירות ובבירור. על כן, גם לבחון האם הטכנולוגיה מתאימה לארגון שלכם היא תהליך פשוט יחסית, המתחיל בבחירת התהליכים הידניים בהם אתם מעריכים כי השימוש בבוט יכול להביא את מירב התועלות לארגון. כלומר, לפעול לזיהוי התהליכים הידניים היקרים ביותר, אלו שדורשים את המאמץ הגדול ביותר וצווארי בקבוק בתהליכים ידניים עיקריים; וכן לבצע פיילוט בתהליך עיקרי שמטרתו להציף במהירות את הערך של שימוש בבוטים. באופן טבעי, התהליכים התפעוליים שהם מועמדים ראשונים ליישום, הם כאלה שחוזרים על עצמם מספר רב של פעמים, קלים יחסית להגדרה ופשוטים יחסית לביצוע.

אם כן, טכנולוגיית RPA מסתמנת כמרכיב חשוב בטרנספורמציה הדיגיטלית הארגונית כפתרון אפקטיבי וזול יחסית לייעול תהליכים, בעוד היא מאפשרת לעובדים למקד את המאמץ שלהם בעבודה בעלת ערך רב יותר לארגון.

 

כנס IT TOP STARS, שיערך השנה ב-3.6.19, יוקדש לנושא "הארגון האוטומטי" ויוצגו בו מתודולוגיות, כלים וניסיון של ארגונים שונים במשק הישראלי ליישום אוטומציה בארגון.

לפרטים והרשמה לכנס IT TOP STARS השנתי >>