המציאות העסקית מעוררת פעמים רבות את הצורך של ארגון לבחון את התנהלותו – בין אם כחלק מבדיקה פנימית ובין אם כחלק מהליך משפטי או רגולטורי. במצב זה, הארגון נדרש להתמודד עם כמויות אדירות של מידע שרק חלקו זמין לבחינה וניתוח – בעוד היתר טמון ואף פזור במערכות וקבצים דיגיטליים. הליך גילוי מסמכים אלקטרוני (eDiscovery) בא לתת מענה לאתגרים הכרוכים בכך:
איסוף המידע ממערכות ויישומים שונים, כך שיישמר אותנטי ויהיה זמין לבחינה. כך, תהליך גילוי המידע האלקטרוני כולל, בין היתר, איסוף תכתובות וקבצים שהועברו בתיבות מייל, בהתאם לכללי הגנת הפרטיות; וכן שליפת מידע מטלפונים חכמים, והאפליקציות השונות בהם, תוך שמירה על טיבו ואמינותו. איסוף המידע באמצעות הכלים הנכונים לשליפה ממקורות מגוונים ויבטיח שמירה על המסמכים שנאספו כראייה אלקטרונית מהימנה.
ניתוח המידע הרב שנאסף באופן יעיל ויסודי. הטכנולוגיות ויכולות האנליטיקה הקיימות היום מאפשרות לארגון לחסוך שעות רבות של עבודה אנושית ולייעל את כל תהליכי חיפוש, זיהוי וניתוח המידע – בין אם הוא פיזי או דיגיטלי, כתוב או מוקלט.
בעודו בא לספק מענה לאתגרי העידן הדיגיטלי עתיר המידע, תהליך גילוי מסמכים אלקטרוני (eDiscovery) עושה שימוש בטכנולוגיות מתקדמות ומאפשר לוודא כי כל המידע נכלל בבדיקה ונשמר כראייה מהימנה, גם כאשר נדרש להעבירו להליכים משפטיים בארץ או בעולם.
מתי נדרש גילוי מידע אלקטרוני?
לעיתים ארגון נדרש לבחון את דרך התנהלותו; המציאות העסקית מעמידה דרישות רבות לבדיקת ציות, ביקורת או חקירה פנימית, כמו גם בחינה של גורמים רגולטוריים והתדיינויות משפטיות. כאשר עולה צורך זה, נדרש הארגון להתמודד עם כמויות אדירות של מידע - חלקו זמין לבחינה וניתוח, וחלקו כמוס בתוך מערכות ומתוך קבצים שרק יודעי דבר מסוגלים לפענח. זאת בעוד כמות המידע שמייצר אדם בעבודתו גדולה היום מאי פעם וחלק רב ממנו אלקטרוני, החל מתקשורת בהודעות טקסט ודוא"ל, דרך עריכת מצגות ומסמכים ממוחשבים, וכלה בביצוע פעולות ניהוליות ופיננסיות מגוונות.
נסיבות עסקיות אלו מעמידות שני אתגרים מרכזיים לאלו שמנסים להתמודד עם איסוף המידע הארגוני - האחד, כיצד לאסוף מידע כך שכולו יהיה אותנטי וזמין לצרכי הבחינה; השני, כיצד לנתח ולהתמודד עם כמות המידע העצום שעשוי להיאסף. על מנת לתת מענה לאתגרים אלו ניתן לבצע הליך של גילוי מסמכים אלקטרוני (eDiscovery).[שב1]
איסוף המידע
מסמכים ממוחשבים יכולים להישמר במקומות שונים ומגוונים. כך, תכתובות מייל נשמרות בתיבות הדואר האלקטרוני שרובן מנוהלות כיום באמצעות שירותי ענן, כמו Office365 של מייקרוסופט ושירות Gmail for business. על מנת לאסוף תכתובות מייל כאלו, על הארגון להתמודד עם סוגיות משפטיות וטכניות ועליו להקפיד להלך נכון במתווה של כללי הגנת הפרטיות. זאת על מנת לאסוף את המידע הנדרש לו מחד ולשמור על פרטיות העובד מאידך. איסוף תכתובות מייל מורכב במיוחד מכיוון שהודעות הדואר האלקטרוני כוללות מופעים חוזרים ונשנים של מסמכים שעברו במהלך ההתכתבות - ואת כולם יש לאסוף ולנתח.
טלפונים חכמים (Smartphones) מהווים אתגר טכני גדול במיוחד מכיוון שמידע רב נמצא שם בתוך יישומונים (אפליקציות) ונדרשים כלים טכניים לשליפת המידע. יישומונים שונים נוקטים בשיטות הגנה והצפנה של המידע, ולשם כך מיומנות הצוות ואיכות הכלים שלו קריטיים ליכולת שליפת המידע והשמירה על אמינותו.
איסוף מידע (Collection) באמצעות הכלים הנכונים, יבטיח שמירה על המסמך הדיגיטלי שנאסף כראייה אלקטרונית ויאפשר לאסוף מסמכים ממערכות ויישומים שונים.
ניתוח המידע
בארגון ממוצע בישראל מאוחסנים מאות אלפי מסמכים ממוחשבים ועוד מיליוני רשומות ממוחשבות במסדי הנתונים והבלוגים השונים (יומן אירועים - Log). האמצעים הטכנולוגים מאפשרים לארגונים לייעל רבות את תהליך ניתוח המידע ולנתב את מעורבות הגורם האנושי באופן אפקטיבי, בין היתר על ידי:
- דיגיטציה של מסמכים פיזיים – מסמכים פיזיים מהווים אף הם חלק מהחומר הנדרש לצרכי בדיקה או חקירה. גם אותם ניתן לנתח באופן יעיל יותר כאשר סורקים אותם ומאפשרים לכלים הטכנולוגיים לנתח ולהנגיש אותם לצוות הבדיקה.
- נוסחאות חיפוש מתקדמות – מעבר של עובדים על מאות אלפי מסמכים וזיהוי אותם מסמכים שרלוונטיים לבדיקה עשוי לקחת מאות שעות. הטכנולוגיה מאפשרת לארגונים כיום לחפש בין המסמכים באמצעות נוסחאות חיפוש מתקדמות ולצמצם את המידע רק למסמכים בעלי אינדיקציות חזקות לרלוונטיות.
ניתוח רשת – דוגמא לכלי לניתוח של תכתובות אי מייל בארגון
- מערכות לניתוח חדשני – יכולות אנליטיקה מתקדמת מאפשרות לתת למערכות לנתח את המידע באופן חדשני ומתקדם. בכך, ניתן להקל על האנשים שמבצעים את הבדיקה להתרכז בניתוח המשמעות החקירתית של המידע.
- תמלול תכנים קוליים – הכלים האנליטיים הקיימים בשוק מאפשרים לייצר תרשומת מילולית של שיחות קוליות (הקלטות של שיחות במוקד שירות הלקוחות למשל) ובכך לחפש מילים שנאמרו או אינטונציית דיבור - ולנתח שעות הקלטה רבות בזמן מהיר.
תפקידו של מנהל מערכות המידע בתהליך
הערכות לניהול נכון של המידע בארגון יכול לחסוך לארגון משאבים רבים בהמשך הדרך. מנהל מערכות המידע יכול לקדם מדיניות ניהול מידע אשר תנחה את הארגון בניהול המידע כך שיקל עליו לגשת אליו לצרכי חקירה ומנגד לשמור רק את המידע הרלוונטי ולא יותר ממנו. המדיניות תקבע בין השאר האת הבאים:
- משך הזמן בו יש לשמור מידע במערכות החיות ובגיבויים.
- האמצעים בהם ניתן לשמור מידע ארגוני ואופן הגיבוי שלו, למשל: מחשב מקומי, נייד אישי של עובד, תיבות קבצים בענן וכיוב'.
- זיהוי אזורים בהם קיימת חובת הגנת הפרטיות והגדרת הגישה של הארגון לחובה זו ובכלל זה עדכון ההסכמים עם הלקוחות / ספקים ועובדים על מנת לקבוע האם, למי וכיצד לאפשר גישה לחומרים אשר נשמרו במקומות אלו.
- זהות הגורמים אשר יכולים למחוק קבצים.
- זהות הגורמים אשר נדרשים לזהות מסמכים קריטיים ולשמרם במקומות המוגדרים לכך לאורך זמן.
- אפשרות הניטור והגישה של יחידת מערכות המידע לאמצעי המחשוב השונים וביחוד אלו הנשמרים בענן והמנוהלים על ידי גופים חיצוניים.
מענה לאתגרי העידן החדש
תהליך גילוי המסמכים האלקטרוני מאפשר לנתח כמויות מידע עצומות באופן אפקטיבי. בין אם המידע נשמר כמסמכי נייר שנסרקים למערכת או מידע שנשלף ממערכות ממוחשבות - ניתן להפעיל תרחישי ניתוח וחיפוש שיחסכו זמן עבודה רב, לוודא כי כל המידע נכלל בבדיקה ולשמור על המידע כראיה דיגיטלית, גם כאשר נדרש להעבירו להתדיינות משפטית בארץ או בעולם.