המשכיות עסקית – איך מאפשרים לארגון להמשיך ולהצליח במציאות עסקית לא ברורה?

שלושת העקרונות החשובים ביותר להמשכיות עסקית – טכנולוגיה, חשיבה וקבלת החלטות, נכונים תמיד, ובמיוחד בתקופה כאוטית שכזו.

הקורונה, כארוע מתמשך המאיים על שרידות הארגונים, מקצינה את הצורך בשינוי טכנולוגי, חשיבתי ובמהירות קבלת ההחלטות.

עוצמת אירוע הקורונה משולה להתנגשותו של קרנף אפור, ולא לברבור שחור, כלומר אירוע שניתן לראות את התקדמותו, לצפות את אופן ההתפתחות ולהתכונן לקראתו.

הסיבה היחידה שמנעה ממדינות וארגונים בכל העולם להתכונן היא – חוסר מודעות וחוסר מוכנות לשינוי המנטלי הנדרש.

כעת, אנחנו כבר בעיצומה של המגיפה, קצת אחרי הגל הראשון, קצת חזרה לשגרה, מנסים להתאושש ולהתרגל למציאות בצל הקורונה ולהתכונן לגל הבא של ההתפרצות, העלול להגיע בחודשים אוקטובר-נובמבר, לפי דעת המומחים.

חלק ניכר מהעובדים בארגונים הסתגל לעבודה מהבית, וחלק ניכר מהארגונים עדיין לא. יש עדיין הבדל בין אדם כמערכת לארגון כמערכת, ומנהלים מחפשים את הדרכים הנכונות לנהל את הגמישות התעסוקתית הנדרשת, גם מבחינת כמות העובדים הזמינים וגם המשימות הארגוניות הנדרשות.

למרות סימנים מקדימים – קרנף אפור, כבר אמרנו, החל מדצמבר 2019, אסטרטגיות הניהול בכלל וניהול הסיכונים בפרט, של המדינות והארגונים השונים, לא עודכנו לצורך מענה לסיכון.

לקח ראשון – פיתוח יכולות ולא אסטרטגיה

ממש כמו אמן לחימה, גם הארגון לא ממש יכול לצפות את כל השינויים ולהכיל את כל האפשרויות למקרים ותגובות, ולכן פיתוח יכולות ומיומנויות חשוב יותר מפיתוח אסטרטגיה. במיוחד בטווח הזמן הנוכחי.

היכולת הראשונה עליה נדון היא – הטכנולוגיה.

טכנולוגיה, טכנולוגיה, טכנולוגיה

יש כמה טכנולוגיות בשלות, יחסית זולות המאפשרות לנו את יכולות התנועה העסקית והגמישות התפעולית. ברשותכם, אתמקד כעת רק בשתי טכנולוגיות בולטות וזמינות.

ענן

ענן היא תפיסת מחשוב המאופיינת ב:

1. השרתים ומערכות המחשוב נמצאים בפלטפורמה אחרת
   אין צורך בתחזוקה מקומית של השרתים, בסיסי הנתונים, גיבויים ועוד
   אין התקנות על המחשב המקומי
2. SAAS – אין קניה של נכס מחשוב, אלא תשלום עבור השירותים הנדרשים
3. גמישות – ברוב הפלטפורמות והמערכות אפשר להגדיל או להקטין את כמות המשאבים הנדרשת וכתוצאה מכך להגדיל או להקטין את התשלום עבורם
4. התכונות של המערכות בענן משותפות, ולארגון יש בחירה איזו תכונה להפעיל
5. אין משמעות גאוגרפית למיקום הפיזי של העובד, ביחס למחשוב

לכל המערכות המותקנות בשרתי החברה, למעט פיתוחים עצמיים, יש גרסאות או תחליפים מודרניים טכנולוגית וגם פונקציונאלית.

מערכות ERP, CRM ואחרות, אשר נמצאות בענן, מאפשרות לנו גמישות תפעולית ותעסוקתית, יחד עם קבלת עדכונים ושיטות עבודה מודרניות – best practice המבוססות על ניסיון של אחרים.

אוטומציה

חלקים גדולים מידי מהעבודה שלנו, הם משימות רוטיניות, שלא דורשות שיקול דעת רב ויכולות להיות די אינטנסיביות: הקלדת חשבוניות, העברת מידע ממערכת למערכת – פתיחת קריאות, חיפוש מידע באתרים שונים והעתקתו למערכות הארגון ועוד.

בשגרה, עוד לפני הקורונה, רצוי היה להשתמש בשיטות שונות של אוטומציה לקידום הארגון, חסכון במשאבים, או עשיית יותר משימות באותם משאבים, צמצום טעויות אנוש, ושיפור חווית לקוח על ידי זירוז התהליכים ושילוב של מידע מהלקוח ונתונים מתוך המערכות הפנימיות.

כלי האוטומציה מגוונים ויכולים לנוע מהחלפת מערכות המידע, דרך יצירת ממשקים טובים בין מערכות קיימות, שימוש בכלי RPA – Robotic Process Automation, אוטומציה של תהליכים מבוססי אקסל, בניית אפשרויות Self Service ללקוחות ועובדים החברה.

במציאות הנוכחית, בה אנו מחלימים ונערכים להשלכות הקורונה וההתפרצויות העתידיות, כלי האוטומציה השונים הם עזרה חשובה וראשונה במעלה לחיפוי על חוסר בכח אדם, הרצון לחבר אתרי מסחר, לאפשר גמישות תפעולית על ידי חיבורים מהירים וזולים יחסית, בין מערכות מידע שונות ובכך לאפשר לארגון לשנות גם מודלים עסקיים.

 

לקח שני – שינוי תפיסת המציאות והחשיבה

יותר מידי מאיתנו רוצים לחזור לשגרה. לחזור, לאן? למתי?

שגרות העבודה, כל עבודה, לפני ההתפרצות, לא יכולות לחזור להיות כפי שהיו.

למדנו שאפשר לעבוד מהבית, למדנו איך מגיעים ללקוחות שלא יכולים להגיע אלינו, הפנמנו את חשיבות אתר המכירה.

מורים לימדו דרך כלים שונים, פגישות עסקיות ואפילו מיונים לצבא נעשו דרך שיחות וידאו.

למדנו לבשל, לא לקנות שטויות ואפילו לספר אחד את השני.

כל הנ"ל התאפשר בזכות כלים טכנולוגיים אשר קיימים כבר כמה שנים ורק נגלו לנו בזכות הסגר.

השינוי המחשבתי קרה והתאפשר בזכות הטכנולוגיה.

אין לנו מה לחזור לנובמבר 2019, היכולות הטכנולוגיות מובילות שינוי תפישה, אשר בתורו מוביל שינוי טכני בתפעול וניהול הארגונים.

לא חייבים לחזור לכיתות,

לא חייבים לחזור לעבודה מהמשרד,

אפשר להגיע ללקוח דרך שליח,

אפשר לנהל עובדים ללא פגישה פיזית,

אפשר לשווק, להציג ולמכור מרחוק,

ועוד תובנות הרלוונטיות לכל ארגון ולכל עובד או מנהל.

לפני הקורונה לא השתמשנו אפילו בחלק קטן מהיכולות שלנו ושל הטכנולוגיה, הגיע הזמן לנצל את מכפלת הכוח הזו.

שינוי מתבקש של מודלים עסקיים ותהליכי עבודה, הוספת רובד לוגיסטי אשר יכול להכביד או יכול לאפשר צמיחה.

ובעיקר, לא לנסות להתווכח עם המציאות, או לנסות לשחזר אותה – אלא לזוז מהר ולנסות להוביל את המציאות.

פרקטיקה

הנוסחה להמשכיות עסקית היא: המשכיות עסקיות = טכנולוגיה X תנועה X אג'יליות

על טכנולוגיה דיברנו ונדבר עוד, תנועה היא השינוי המחשבתי הנדרש ואג'יליות היא הזריזות בקבלת ההחלטות.

מספיק שאחד הפרמטרים יקבל ציון נמוך ותוצאת המכפלה תהיה מאוד לא מרשימה.

נכתבו ויכתבו המון מאמרים על שינויים של מודלים עסקיים ושיטות ניהול, ולכן אתמקד כרגע בטכנולוגיה.

מחר בבוקר

אני ממליץ לעבור למחשוב בענן, וכדאי לעשות זאת באופן מודע ומנוהל.

ראשית לבדוק מה אפשר להעביר באופן מיידי לשרותי ענן:

• מייל
• אחסון קבצים
• מערכות לניהול משימות ופרויקטים, דיווח שעות והתכתבות בין הארגון לספקים והלקוחות

השרותים והשרתים של גוגל ומיקרוסופט זמינים ולעיתים בחינם, שווה לבדוק.

כלים לניהול פרויקטים ותקשור בין העובדים ובינם לבין החיצוניים לארגון – יש מספיק תוכנות בשלות בענן, וחלקן אפילו תוצרת ישראל.

לגבי מערכות הליבה העסקית, מערכות ה ERP וה CRM.

יש מספיק זמן לבחון מערכות שונות, או כלי אוטומציה, ולהטמיע אותם ב 4-5 חודשים הקרובים, למרות הציפיות שתהיה התפרצות נוספת בסתיו-חורף הקרובים, כלומר כבר באוקטובר-נובמבר 2020.

גישות הניתוח וניהול הפרויקטים המודרניות מאפשרות להתחיל את התהליך עכשיו ולסיים חלקים ניכרים ממנו, כך שנהיה מוכנים לאתגרי ההתפרצות הבאה, אם תגיע.

גישות הניהול צריכות להשתנות. פעם הייתי כותב כדאי, היום כבר ברור שצריך, ללמוד לנהל אחרת, להיות גמיש מחשבתית, יצירתי, להגיב נורא מהר ואפילו לנתח את המציאות בשביל להתכונן ולמנוע מהקרנף האפור להתנגש בנו.

השילוב של טכנולוגיה, מחשבה ומהירות תגובה הוא המפתח לפיתוח יכולות ארגוניות של אמן לחימה המקבל את האתגר הבא בזרועות פתוחות.

 

ליצירת קשר עם המומחים שלנו >>